Unter "Teilnehmer" haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer der verschiedenen Kursstunden einzusehen, Kursbuchungen zu erfassen und Anwesenheitslisten zu führen. Auch die Kursstornierungen können hier durchgeführt werden.
Im oberen Bereich finden Sie die Tabelle mit der Übersicht der Kursstunden des jeweils ausgewählten Kurses. Sie sehen weiterhin die aktuelle Auslastung und Teilnahmeinformationen der einzelnen Kursstunden und ob Wartelisteneinträge existieren. Je nach Auslastungsgrad werden die Zeilen unterschiedlich stark rot eingefärbt.
Menueleiste
Hier sehen Sie, wo Sie sich aktuell in der Menueleiste auf der linken Seite der Aidoo Manage befinden.
In der Kursübersicht erhalten Sie alle Informationen zu Ihrem ausgewählten Kurs in dem von Ihnen angegebenen Zeitraum. Genaue Informationen uz den einzelnen Spalten erhalten Sie in der folgenden Tabelle.
Position
Erläuterung
Kurs
Name des Kurses
Datum
Tag an dem der Kurs stattfindet
Beginn
Uhrzeit an dem der Kurs beginnt
Ende
Uhrzeit an dem der Kurs endet
Raum
Raum, in welchem der Kurs stattfindet
Trainer
Mitarbeiter der die Kursstunde durchführt
Auslastung
Aktuelle Buchungsauslastung. Berechnet wird die Auslastung anhand der vorhandenen Buchungen und der maximalen Teilnehmeranzahl für den Kurs
Teilnahme
Berechnet wird die prozentuale Anteil der Anwesenden
Direkt unter der Kursstundentabelle finden Sie die Liste der eingetragenden Kunden für den ausgewählten Kurs. Klicken Sie oben eine Kursstunde an, werden unten die erfassten Buchungen zu dieser Kursstunde angezeigt. Es handelt sich hierbei NICHT um die Anwesenheitsliste. Direkt über der Teilnehmerliste finden Sie die dazugehörige Funktionsleiste.
Position
Erläuterung
Teiln.
Nummer des Teilnehmers
Name
Nachname des Teilnehmers
Vorname
Vorname des Teilnehmers
Telefon
Telefonnummer des Teilnehmers
E-Mail
E-Mail-Adresse des Teilnehmers
Zahlung
Information, ob die Zahlung für die Kursstunde bereits erfolgt ist oder ob die Zahlung noch aussteht
Wie wir bei der Anlage der Kurse bereits gelernt haben, kann ein Kurs so angelegt werden, dass der Kunde eine einzelne Kursstunde oder auch nur den gesamten Kurs buchen kann. Wir möchten uns jetzt das Vorgehen ansehen, wenn der Kunde nur eine Kursstunde buchen möchte. Um eine Kursstunde zu buchen gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1:
Wählen Sie mit Hilfe der "Optionen" über der Kursauswahltabelle den Kurs aus, für den Sie eine Buchung erfassen möchten.
Schritt 2:
Wählen Sie den entsprechenden Tag aus für die Kursbuchung.
Schritt 3:
Klicken Sie auf das "+" über der Tabelle "Teilnehmerliste".
Schritt 4:
Wählen Sie jetzt in der sich öffnenden Liste den oder die Kunden aus, die den Kurs gebucht haben. Klicken Sie anschließend auf "Buchen", um den Vorgang abzuschließen.
In der Teilnehmerliste sollten anschließend die ausgewählten Kunden erscheinen und die Aulastung für den Kurs angezeigt werden.
Im zweiten Schritt schauen wir uns den Vorgang einer Komplettbuchung etwas näher an.
Schritt 1:
Wählen Sie mit Hilfe der "Optionen" über der Kursauswahltabelle den Kurs aus, für den Sie eine Buchung erfassen möchten.
Schritt 2:
Klicken Sie auf "Komplett buchen" oder "Wochentag" über der Tabelle Teilnehmerliste. Wählen Sie "Komplett buchen" aus, wird der Kunden an jedem Wochentag bzw. Für jede Kursstunde eingetragen. Findet der Kurs aber an verschiedenen Tagen statt und möchten Sie den Kunden nur einen bestimmten Wochentag eintragen, dann wählen Sie "Wochentag" aus, um die Buchgung zu tätigen.
Schritt 3:
Wählen Sie jetzt den oder die Kunden aus, die den Kurs komplett buchen möchten und klicken Sie anschließend auf "Buchen", um den Vorgang abzuschließen.
Sofern der Kunde einen Termin nicht wahrnehmen möchte oder Sie diesen versehentlich erfasst haben, kann diese Buchung einfach gelöscht werden. In diesem Fall, wird der Eintrag aus der Teilnehmerliste einfach entfernt. Möchten Sie einen Kunden aus einer Kursstunde entfernen, gehen Sie wei folgt vor:
Schritt 1:
Wählen Sie mit Hilfe der "Optionen" über der Kursauswahltabelle den Kurs aus, aus dem Sie eine Buchung entfernen möchten.
Schritt 2:
Wählen Sie den entsprechenden Tag aus für den diese Kursbuchung vorliegt.
Schritt 3:
Klicken Sie jetzt den Kunden oder die Buchung in der Teilnehmerliste an, den oder die Sie entfernen möchten.
Schritt 4:
Klicken Sie auf anschließend auf "Buchung löschen". Die Buchung wird anschließend entfernt. Möchten Sie alle Buchungen des Kunden aus allen Kursstunden entfernen, klicken Sie auf "Alle Buchungen löschen". Es werden in dem Fall alle Buchungen für diesen Kurs des Kunden entfernt.
Wenn Sie ein Mitglied aus allen Kurszeiten des aktuellen Kurses entfernen wollen, können Sie dies mithilfe dieser Schaltfläche machen. Wählen Sie dazu zunächst das Mitglied und den Kurs aus, aus welchem Sie das Mitglied für alle Kurszeiten entfernen wollen und nutzen Sie dann die Schaltfläche.
Hat ein Kunden einen Kurs im Vorfeld gebucht und bereits bezahlt und möchte diesen aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr wahrnehmen, so kann eine Stornierung vorgenommen werden. Bei einer Kursstornierung wird von dem bereits bezahlten Betrag, die bis heute aufgelaufenen Kosten und die Stornogebühr abgezeogen und dieser Betrag kann nun verrechnet werden. Entweder stornieren Sie einfach den Vorgang oder Sie buchen den errechneten Betrag als Guthaben auf oder zahlen den Betrag dem Kunden aus.
Schritt 1:
Wählen Sie mit Hilfe der "Optionen" über der Kursauswahltabelle den Kurs aus, aus dem Sie eine Buchung stornieren möchten.
Schritt 2:
Wählen Sie den entsprechenden Tag aus für den diese Kursbuchung vorliegt.
Schritt 3:
Klicken Sie jetzt den Kunden oder die Buchung in der Teilnehmerliste an, den oder die Sie stornieren möchten.
Schritt 4:
In der sich öffnenden Maske sehen Sie die komplette Kurskostenübersicht. Sie sehen, wie hoch die Kosten ingesamt sind, welche Kosten bis heute entstanden sind und was der Kunde davon bereits bezahlt hat. Geben Sie darunter eventuell noch die anfallenden Stornogebühren an und wählen Sie bei Bedarf die Kasse aus.
Schritt 5:
Wählen Sie jetzt aus den drei vorhandenen Optionen "Stornieren", "Auszahlung" oder "Guthaben aufbuchen" aus.
Für die Erfassung der Anwesenheiten steht die Funktion "Anwesenheitsliste" zur Verfügung. Möchten Sie die anwesenden Teilnehmer für eine ´Kursstunde erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1:
Wählen Sie mit Hilfe der "Optionen" über der Kursauswahltabelle den Kurs aus, für den Sie die Anwesenheitsliste erfassen möchten.
Schritt 2:
Wählen Sie den entsprechenden Tag aus
Schritt 3:
Klicken Sie nun auf "Anwesenheitsliste" über der Tabelle Teilnehmerliste
Schritt 4:
Wählen Sie jetzt die anwesenden Kunden aus und klicken Sie anschließend auf "Buchen", um die Anwesenheiten zu hinterlegen.
Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie die Anwesenheit eines Mitglieds erfassen. In dem neuen Fenster erhalten Sie den Überblick über die Anwesenheit des ausgewählten Mitglieds.
