Die Kursdaten sind das Herzstück der Kursverwaltung. Hier werden Kurse angelegt und die Kurszeiten erfasst. In den Kursdaten werden die Grundinformationen zu jedem Kurs hinterlegt und die Zeiten und Termine angelegt, an denen der Kurs stattfindet. Diese sind Grundlage für den Kurskalender und die spätere Erfassung der Teilnehmer.
Die Maske der Kursdaten unterteilt sich in zwei Bereiche. Im oberen Abschnitt werden die Kurse aufgeführt und direkt darunter die Kurszeiten. Über jeder Tabelle findet sich die dazugehörige Funktionsleiste wieder.Klickt man einen Kurs in der oberen Tabelle an, werden direkt darunter die Kurszeiten des Kurses aufgelistet
Menueleiste
Hier sehen Sie, wo Sie sich aktuell in der Menueleiste auf der linken Seite der Aidoo Manage befinden.
Im ersten Schritt legen wir die Kurse mit den wichtigsten Kursinformationen an.
Schritt 1:
Klicken Sie über der oberen Tabelle auf "Neu", um einen Kurs anzulegen. Geben Sie die Kursbezeichnung und ein Kurzzeichen ein. Das Kurzeichen soll dabei helfen, Kurse mit gleichen Kursname besser unterscheiden zu können. Wählen Sie die Kursgruppe und eine Kursfarbe aus.
Schritt 2:
Im nächsten Schritt erfassen wir die Dauer, Kosten und Teilnehmerbegrenzungen für den Kurs. Beginnen Sie mit der Angabe der Kursdauer. Kurse können mit einer begrenzten Laufzeit angelegt werden. Haben Sie Kurse, die nur über die Sommermonate statt finden, können Sie über die Kursdauer, diese Zeit entsprechend begrenzen. Möchten Sie den Kurs ohne eine zeitliche Begrenzung anlegen, erfassen Sie ein Enddatum in der Zukunft. ACHTUNG! Sie sollten das Datum allerdings nicht zu hoch wählen, da wir später noch die Wochentage angeben, an denen der Kurs stattfindet. Liegt das Endedatum zu weit in der Zukunft, dauert dei Erfassung der Kurszeiten und Wochenstunden entsprechend länger. Geben Sie jetzt die Kosten für den Kurs ein. Hierbei kann der Preis pro Stunde oder der Preis für die gesamte Laufzeit angegeben werden. Sie Kurse Bestandteil der Vertragsleistungen, müssen Sie keinen zusätzlichen Preis erfassen. Wählen Sie jetzt das Steuerkonto für die Buchhaltung aus und limitieren Sie die Anzahl der Teilnehmer für Ihren Kurs. Gerade bei Spinningkursen macht es Sinn, die Teilnehmer auf die Anzahl der vorhandenen Bikes zu beschränken.
Schritt 3:
Im letzten Schritt stellen wir noch die Buchungsbeschränkungen ein. Ist der Kurs nur über die gesamte Dauer buchbar oder können einzelne Kursstunden gebucht werden? Hier nehmen Sie die entsprechende Einstellung vor. Ist der Kurs nur "komplett" buchbar, wird jeder Teilnehmer bei einer Buchung in jede Kursstunde über die gesamte Laufzeit eingetragen. Typische Kurse sind Mylinestudien, an denen die Teilnehemr über mehrere Wochen teilenehmen müssen.
Sofern Sie die Grunddaten eines Kurses bearbeiten möchten, klicken Sie oben auf "Bearbeiten" und passen Sie die gewünschten Daten an. ACHTUNG! Sofern ein Kurs bereits gebucht worden ist, können nicht mehr alle Kursinformationen bearbeitet werden.
Gerade wenn Sie mehrere Kursveranstaltungen haben, die sich nur in wenigen Details unterscheiden, ermöglicht es die Kopierfunktion diese Kurse schneller zu erfassen. Klicken Sie hierfür einfach oben auf "Kopieren" und passen Sie die Daten des Kurses an.
Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie einen vorhandenen Kurs löschen. Wählen Sie dazu zunächst den Kurs aus, welchen Sie löschen möchten und entfernen Sie diesen mithilfe der Schaltfläche.
Bei vielen Kursveranstaltungen helfen die Anzeigeoptionen, Kurse schneller zu finden und den Überblick zu behalten. Klicken Sie auf "Optionen", um die Anzeigefilter einzublenden.
In der Übersicht über die Kurse erhalten Sie alle Informationen zu Ihren Kursen. Genaue Informationen zu den einzelnen Spalten erhalten Sie in der folgenden Tabelle.
Position
Erläuterung
Nr.
Nummer des Kurses
Kursname
Name des Kurses
Kursgruppe
Gruppe, zu welcher der Kurs zugeordnet wurde
Kürzel
Kürzel, welches für den Kurs hinterlegt wurde
Beginn
Startzeitpunkt des Kurses
Ende
Endzeitpunkt des Kurses
Teilnehmer Min
Mindestanzahl an Teilnehmern, die an dem Kurs teilnehmen müssen
Teilnehmer Max
Maximalanzahl an Teilnehmern, die an dem Kurs teilnehmen können
Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie für Ihren ausgewählten Kurs einen Kursstunde hinzufügen. In dem neuen Fenster können Sie alle Informationen zu der Kursstunde eingeben. Genaue Informationen zu den einzelnen Angaben finden Sie in der untenstehenden Tabelle.
Mithilfe dieser Schaltfläche können Sie das Intervall festlegen, in welchem der Kurs stattfinden soll. In dem neuen Fenster können Sie alle Angaben zu dem Intervall Ihres Kurses angeben. Genaue Informationen zu den einzelnen Angaben finden Sie in der untenstehenden Tabelle.
Fenster:
Position
Erläuterung
Kursname
Name des Kurses
Vom
Startdatum des Intervalls, in welchem der Kurs stattfinden soll
Bis
Enddatum des Intervalls, in welchem der Kurs stattfinden soll
Fällt ein Trainer aus oder ändern sich Kurszeiten, muss der Kurs entsprechend angepasst werden. Um einen Kurs zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1:
Wählen Sie die Kurszeit aus, die Sie bearbeiten möchten.
Schritt 2:
Ändern Sie die Informationen ab, die Sie anpassen möchten. Wählen Sie zum Beispiel einen anderen Trainer aus, sofern der ursprüngliche Mitarbeiter ausgefallen ist.
Schritt 3:
Nehmen Sie ggf. Die Einstellungen für die Anpassung vor. Möchten Sie die Änderungen für alle Kursstunden des ausgewählten Wochentages übernehmen, setzen Sie die entsprechenden Haken.
Fällt ein Kurs komplett aus, kann es durchaus sinnvoll sein, diesen zu löschen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Schritt 1:
Markieren Sie die einzelne Kurszeit, die Sie entfernen möchten. Wollen Sie mehrere Zeiten entfernen, klicken Sie die Startzeile mit der linken Maustaste an, halten Sie diese gedrückt und ziehen Sie die Maus bis zur gewünschten Endzeile.
Schritt 2:
Klicken Sie auf "Löschen", um die Zeiten zu entfernen.
In den Optionen können Sie die Einstellungen für die Anzeige der Kurszeiten einstellen. Sie können den Zeitraum, die Wochentage, die Zeit und die Trainer festlegen. Das Ergebnis wird Ihnen dann nach den Einstellungen gefiltert angezeigt. Genaue Informationen zu den einzelnen Angaben finden Sie in der untenstehenden Tabelle.
Fenster:
Position
Erläuterung
Zeitraum
Hier können Sie den Zeitraum auswählen, der in der Übersicht angezeigt werden soll.
Wochentage
Hier können Sie die Wochentage auswählen, die in der Übersicht angezeigt werden sollen.
Zeit
Hier können Sie den Zeitraum auswählen, der in der Übersicht angezeigt werden soll.
Trainer
Hier können Sie die Trainer auswählen, deren Kurse angezeigt werden sollen.
In der Übersicht über die Kurszeiten erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen um Ihre Kurszeiten zu verwalten. Genaue Informationen zu den einzelnen Angaben finden Sie in der folgenden Tabelle.
Position
Erläuterung
Auswahl
Auswahl der Kurszeit
Kurs
Bezeichnung des ausgewählten Kurses
Datum
Wochentag und Datum des ausgewählten Kurses
Beginn
Startzeitpunkt des Kurses
Ende
Endzeitpunkt des Kurses
Raum
Zugewiesener Raum des Kurses
Trainer
Zugewiesener Trainer des Kurses
Auslastung
Aktuelle Auslastung des Kurses
Kurszeiten erfassen
Nachdem wir nun unsere Kurse angelegt haben, können wir die Kurszeiten erfassen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Schritt 1:
Wählen Sie in der oberen Tabelle den Kurs aus, für den Sie Kurszeiten hinterlegen möchten. Klicken Sie den Kurs einmal mit der linken Maustaste an.
Schritt 2:
Sie können jetzt eine einzelne Kursstunde erfassen oder ein ganzes Kursintervall. "Kursstunde" bedeutet, dass Sie für nur einen Tag und eine Uhrzeit eine einzelne Kursstunde anlegen. Gerade wenn Sie einmalige Veranstaltungen haben, macht es Sinn, nur eine einzelne Kursstunden anzulegen. Wir schauen uns aber das Anlegen von Kursintervallen an. "Kursintervall" bedeutet, dass Sie für den gesamten Kurszeitraum Wochentage und Zeiten festlegen an denen der Kurs stattfindet. Zum Beispiel immer Montags um 14 Uhr findet ein Kurs statt, dann legen wir ein entsprechendes Intervall hierfür an. Klicken Sie auf "Kursintervall".
Schritt 3:
Im oberen Abschnitt der Eingabemaske sehen Sie noch einmal die Kursbzeichnung und den Kurszeitraum. Geben Sie jetzt "Beginn" und "Ende" für die Kursstunde an. Wann beginnt der Kurs und wann endet dieser.
Schritt 4:
Wählen Sie den Wochentag aus, an dem der Kurs um diese Uhrzeit statt findet.
Schritt 5:
Geben Sie den Raum und den Trainer für diese Kursveranstaltung an.
Schritt 6:
Klicken Sie auf "OK" um die Eingabe zu speichern. Es wird nun an jedem ausgewählten Wochentag, der sich innerhalb des Kurszeitraum befindet diese Kurszeit angelegt. Der Vorgang kann je nach Länge des oben erfassten Kurszeitraumes einige Sekunden in Anspruch nehmen.
Die Kurszeit wurde jetzt angelegt. Über die Optionen können Sie den Zeitraum für die Anzeige erweitern und die Kurszeiten noch einmal prüfen.
