FAQ - SEPA

In unserer FAQ-Bibliothek finden Sie häufig gestellte Fragen und die passenden Antworten zu den einzelnen Modulen.

Selbstverständlich steht Ihnen unser Team während der gewohnten Supportzeiten telefonisch unter +49 0 28538 999 000 zur Verfügung. Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne!

 

Sicherlich haben Sie sich auch schon die Frage gestellt, warum das neue Einzugsverfahren SEPA ins Leben gerufen worden ist. Wir möchten nur einige Vorteile aufzeigen:

 

1. Verbraucher und Unternehmen können zukünftig ihren gesamten Euro-Zahlungsverkehr über ein Konto bei einem beliebigen Zahlungsdienstleister in ganz Europa abwickeln.

 

2. Ab November 2009 kann im grenzüberschreitenden europäischen Zahlungsverkehr auch mit der SEPA-Lastschrift gezahlt werden.

 

3. Die Angabe eines Fälligkeitsdatums bei SEPA-Lastschriften informiert Kunden über den genauen Tag der Kontobelastung und ermöglicht somit eine exakte Disposition und Liquiditätsplanung.

 

4. Die gesetzlichen Regelungen für SEPA verkürzen schrittweise die Überweisungslaufzeiten. Seit Januar 2012 können Kunden nach einer maximalen Abwicklungszeit von einem Bankgeschäftstag über den Überweisungsbetrag verfügen.

 

5. Verbraucher und Unternehmen können sich über ein qualitativ verbessertes Leistungsangebot freuen, da Banken auf der Grundlage der SEPA-Regelwerke über die darin definierten Basisleistungen hinaus zusätzliche, kundengerechte Services anbieten können (Additional Optional Services, AOS), beispielsweise die Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten im Kundenauftrag oder eine Vorankündigung bereits eingelieferter Kontobelastungen.

 

6. Die Überweisungslaufzeiten werden verkürzt; die Abwicklung dauert nur noch einen statt drei Bankgeschäftstage.

 

7. SEPA erhöht den Wettbewerb unter den Banken, weshalb seitens der Banken ein qualitativ verbessertes Leistungsangebot über die Basisleistungen von SEPA hinaus zu erwarten ist (z. B. durch Zusatzservices).

 

Folgende kleine Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die notwendigen Schritte, die Sie bereits heute in Angriff nehmen können:

 

Schritt 1: Beantragen Sie für Ihr Unternehmen Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank. Dort sind alle Schritte aufgeführt, die für die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr notwendig sind.

 

Schritt 2: Schaffen Sie die Voraussetzungen zur Lastschrift-Online-Übertragung, z. B. durch einen sicheren Internetzugang im Studio und das Online-Banking mit Ihrer Hausbank.

 

Schritt 3: Schließen Sie die Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer/n Hausbank/en.

 

Schritt 4: Aktualisieren Sie eigene Geschäftspapiere und Rechnungen mit IBAN und BIC bei allen angegebenen Bankverbindungen.

 

Schritt 5: Wenn wir Ihnen das SEPA-Update zur Verfügung stellen, sind alle bisherigen Bankverbindungen Ihrer Mitglieder auf IBAN und BIC umzustellen. Damit sie nicht alles manuell umstellen müssen, haben wir den Aidoo IBAN/BIC-Konverter entwickelt. Für die Installation und Konvertierung der Kundendaten mit dem Konverter berechnen wir 25 EUR zzgl. MwSt. Ab Oktober 2013 steht der IBAN Konverter allen Aidoo-Kunden zur Verfügung.

 

Nein! Mit dem Aidoo IBAN/BIC Konverter können wir die Daten automatisch erzeugen und bei den Kunden hinterlegen. Sie müssen diese nicht selbst nachtragen. Für die Installation und Konvertierung der Kundendaten berechnen wir einmalig 25 EUR zzgl. MwSt.

 

Aber der Konverter ist keine Garantie, dass alle Nummern korrekt sind! Eine mögliche Fehlerquelle liegt in der Berechnung der Prüfziffer innerhalb der IBAN. Da nicht alle Banken das gleiche Verfahren zur Ermittlung der Prüfziffer verwenden, können Fehler entstehen. Eine weitere Fehlerquelle liegt in den alten Daten. Wenn dort Fehler in Bankleitzahl oder Kontonummer vorhanden sind, werden falsche IBAN errechnet. Eine wirkliche Garantie kann nur die Bank geben, die das Konto führt.

 

Die Übergabe der Lastschriftdatei an die Hausbank erfolgt dann nur noch online. USBs und andere Datenträger haben ausgedient und werden nicht mehr angenommen.

 

Bei der Einreichung der Lastschriftdateien ist zu beachten, dass in Zukunft bestimmte Einreichfristen zur Anwendung kommen:

 

1. 5 Bankarbeitstage bei erstmaliger Lastschrift DD-5

 

2. 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrender Lastschrift DD-2

 

3. 1 Bankarbeitstag für innerdeutschen Zahlungsverkehr: COR1

Das SEPA-Inlandslastschriftabkommen sieht ab dem 4.11.2013 die deutschlandweit flächendeckende Umsetzung der Option COR1 des SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebooks des EPC vor. Die Vorlagefrist kann damit auch für Basis-Lastschriften auf einen Tag verkürzt werden. Voraussetzung ist aber, dass sowohl die Bank des Debitors als auch die Bank des Kreditors diese Option unterstützen. DD-1

 

Die Mitgliedsnummer in der aidooManage ist die Mandatsnummer des Mitglieds.

 

Beantragen Sie für Ihr Unternehmen Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank

http://glaeubiger-id.bundesbank.de.

 

Die Gläubigeridentifikationsnummer muss mit der Vorabankündigung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden. Dann ist der Verwendungszweck der Lastschrift zu spät. Sie können aber bei wiederkehrenden Lastschriften im Verwendungszweck bereits die Vorabankündigung für die nächste Lastschrift vornehmen, wenn die Daten dann schon bekannt sind.

 

1. Auf dem Mandat selbst, wobei die Mandatsreferenz bis zur ersten Lastschrift nachgereicht werden kann

2. In der Vorabankündigung

3. In der Lastschrift

4. Im Schreiben zur Überführung von vorhandenen Ermächtigungen in SEPA-Basismandate

 

Ja! Sie brauchen als Lastschrifteinreicher für bestehende Einzugsermächtigungen keine SEPA-Lastschriftmandate einholen. Es besteht nur die Pflicht, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigung schriftlich zu benachrichtigen.

 

Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung und ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer Forderung mittels Lastschrift. Das Lastschriftmandat bildet die Vertragsgrundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen. Der Zahlungspflichtige erteilt mit seiner Unterschrift auf dem Mandat dem Zahlungsempfänger eine Ermächtigung zum Einzug der Forderung. Das Mandat wird im Original beim Zahlungsempfänger aufbewahrt und muss der Bank nicht vorgelegt werden.

Ein Beispiel finden Sie auf den folgenden Seiten.

Für neue Einzugsermächtigungen empfehlen wir, direkt ein sogenanntes "Kombi-Mandat" von Ihrem Geschäftspartner unterschreiben zu lassen. Im Kombi-Mandat können Sie in einem Formular eine Einzugsermächtigung und ein SEPA-Lastschriftmandat einholen.

 

Das Mandat kann auch in andere Schriftstücke integriert werden. Das kann z. B. ein Vertrag oder ein Bestellschein sein. Die AGB sind nicht möglich, da diese allgemein gelten und nicht für einen bestimmten Käufer. Für das Mandat muss immer eine eigene Unterschrift geleistet werden, auch wenn das eigentliche Schriftstück bereits eine Unterschrift enthält.

 

Bei SEPA-Lastschriften ist ein festes Fälligkeitsdatum ("Due Date" = D) vorgeschrieben. An diesem Tag finden alle Buchungen statt, sowohl beim Einreicher der Lastschrift als auch beim Zahlungspflichtigen. Mit dem vorgegebenen Fälligkeitsdatum wird dem Zahlungspflichtigen eine bessere Disposition seines Kontos ermöglicht, und Sie erhalten am Fälligkeitstag die Kontogutschrift. Bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften muss eine Einreichungsfrist eingehalten werden. Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen zum ersten Mal oder nur einmalig eine Lastschrift abbuchen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 5 Tage vor Fälligkeit (D-5). Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen weitere Lastschriften bzw. Folgelastschriften einziehen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 2 Tage vor Fälligkeit (D-2).

 

Sie müssen als Einreicher einer Lastschrift den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren. Die Frist hierfür beträgt 14 Tage vor Fälligkeitsdatum. Sie können allerdings in den Zahlungsbedingungen oder ihren AGB einen kürzeren Zeitraum bis minimal 2 Tage vorher vereinbaren. Bei wiederkehrenden Zahlungen mit gleichen Beträgen genügt es, dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug die einzelnen Fälligkeitstermine in der Mitgliedervereinbarung mitzuteilen.

Der Kommunikationsweg für die Vorabinformation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, E-Mail oder auch Fax. Folgende Angaben müssen in der Vorabinformation enthalten sein:

 

1. Der Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrifteinzugs

 

2. Die Gläubiger-Identifikationsnummer

 

3. Die Mandatsreferenz

 

Der Standardtext für eine Pre-Notification lautet:

Die Forderung von 69,99 EUR ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat 4321 zu der GläubigerIdentifikationsnummer DE321 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster-VR-Bank BIC XXX zum Fälligkeitstag 15.08.2013 ein. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen.

 

Beispiel für eine einmalige Pre-Notification bei wiederkehrender Lastschrift:

Die Miete von 500 EUR ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift zum Mandat 4322 zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE123 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster-VR-Bank BIC XXX zum jeweils 1. des Monats, beginnend mit dem 1.10.2013 ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag.

 

Hier ein Beispiel in Kurzform:

"Am 11.11.2011 ziehen wir DE02ZZZ01234567890 zum Mandat 201100123 123,45EUR ein."

 

Erst einmal keine, aber im Zweifel kann sich der Gläubiger darauf berufen, dass er nicht informiert wurde und ggf. die Zahlung anfechten.

 

Auf Grund der vorher übermittelten Vorabankündigung und der einzuhaltenden Einreichungsfristen kann die Buchung nicht mehr vorgenommen werden. Dann ist ein neuer Fälligkeitstag zu definieren und der Zahler muss über den neuen Termin per Vorabankündigung informiert und die Lastschrift erneut zur Buchung eingereicht werden.

 

Sie müssen alle Zahlungspflichtigen über die Migration der Ermächtigung in ein SEPA-Basismandat informieren. Das muss kein Brief sein. Sie können die notwendigen Daten auch im Verwendungszweck des letzten Bankeinzuges weitergeben. Wichtig ist, dass Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenz mitgeteilt werden.

 

Nicht alle Banken benutzen für den Dateitransfer das empfohlene XML-Format. Das muss geklärt sein. Außerdem muss eine Inkassovereinbarung mit der Bank geschlossen werden. Es empfiehlt sich, Tests und Umstellung mit der Bank abzusprechen, damit diese zusätzliche Kontrollen einführen kann, um Fehler rechtzeitig zu entdecken.