FAQ - Aidoo Manage

In unserer FAQ-Bibliothek finden Sie häufig gestellte Fragen und die passenden Antworten zu den einzelnen Modulen.

Selbstverständlich steht Ihnen unser Team während der gewohnten Supportzeiten telefonisch unter +49 0 28538 999 000 zur Verfügung. Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne!

 

Für den Verwendungszweck stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung. Im ersten Feld können Sie folgende Variablen verwenden:

 

&posten&: Bezeichnung der Positionen, die eingezogen werden

&betrag&: Betrag der einzelnen Posten, die eingezogen werden

&betrag19%&: Der Betrag wird wie folgt ausgewiesen: Brutto: [BruttoBetrag] MwSt 19%: [MwStBetrag]

&faellig&: Fälligkeitsdatum der einzelnen Positionen

&buchungsnr&: Es wird eine Buchungsnummer erzeugt und ausgewiesen

&mitg_nr&: Die Kundennummer des Mitglieds

&Name&: Name des Kunden

&Vorname&: Vorname des Kunden

 

Für das zweite Eingabefeld können Sie einen festen Text verwenden wie z. B. den Namen des Unternehmens

 

Keine. Für das EDIFACT-Einzugsverfahren stehen aktuelle und zukünftig keine Variablen für den Verwendungszweck zur Verfügung.

 

1. Wechseln Sie in den Punkt "Mitarbeiter" und anschließend in "Funktionen"

 

2. Klicken Sie oben auf "Neu" und geben Sie die Daten für die Funktion "Verkäufer" ein

Wichtig ist hierbei, dass Sie den Haken bei "Verkäufer" aktivieren!

 

3. Nach dem Klick auf "OK" wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter"

 

4. Wählen Sie nun einen Verkäufer aus und klicken Sie oben auf "Bearbeiten"

Im unteren rechten Bereich befinden sich die Mitarbeiterfunktionen - hier sollte jetzt die Funktion "Verkäufer" zur Auswahl stehen. Setzen Sie hier einfach den Haken, um dem Mitarbeiter diese Funktion zuzuordnen. Gehen Sie so bei allen anderen Verkäufern vor.

 

Fertig! Sie haben jetzt die Verkäufer festgelegt und können diese bei den Mitgliedschaften hinterlegen.

 

1. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Statistiken" und anschließend in "Individuell".

Nehmen Sie nun die entsprechende Auswahl der Kriterien für die Empfänger vor. Möchten Sie z. B. alle aktiven Kunden anschreiben, setzen Sie den Haken im Fenster 1 bei "Mit vollständiger Anschrift" und im Fenster 2 bei "Mit aktiver Mitgliedschaft".

 

2. Wechseln Sie in das Fenster "Sortierung" und stellen Sie die gewünschten Sortierkriterien ein.

Bei einer Briefsendung bietet sich die Postleitzahl an.

 

3. Klicken Sie anschließend auf "Anzeigen" oben rechts im Fenster.

Sie sehen jetzt

 

4 a) E-Mail: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie "Allen markierten Mitgliedern eine E-Mail schicken" aus.

Es öffnet sich nun das Fenster zum Versenden der E-Mail an alle angezeigten Kunden. Wählen Sie den Absender aus und geben Sie den Text der E-Mail ein. Nach dem Klick auf "Senden" wird die Nachricht verschickt und in den Bemerkungen und der Betreuungshistorie des Kunden vermerkt.

 

4 b) Serienbrief: Klicken Sie oben rechts auf das "Wordsymbol".

Wählen Sie nun die entsprechende Druckvorlage aus. Word öffnet sich nun im "Seriendruck"-Modus. Um sich die einzelnen Briefe anzeigen zu lassen, klicken Sie in Word auf "Vorschau Ergebnisse". Für die Erstellung der Anschreiben stehen verschiedene Druckvariablen zur Verfügung. Wie Sie diese nutzen und Vorlagen erstellen, erfahren Sie hier.

 

Sofern Sie nicht als Administrator unter Windows angemeldet sind und die Aidoo Manage aber als "Administrator" ausgeführt wird, kann es passieren, dass Sie keine Dokumente unter Mitglied:Dokumente mittels Drag & Drop hinterlegen können. Das Problem können Sie wie folgt lösen:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Desktopsymbol "Aidoo Manage".

 

2. Klicken Sie nun auf "Eigenschaften" und auf "Erweitert"

 

3. Entfernen Sie den Haken "Als Administrator ausführen" und klicken Sie auf "OK".

 

Das Problem sollte nach einem Neustart der Software nicht mehr auftreten.

 

Stellen Sie die Farbtiefe auf dem Rechner auf mind. 24 Bit oder höher ein. Die Farbtiefe können Sie mit einem Rechtsklick auf den Desktop und unter Eigenschaften einstellen. Dieser Vorgang kann je nach Betriebssystem abweichen.

 

Eine Terminbestätigung wird immer direkt nach dem Anlegen eines Termins verschickt. Die Terminbestätigung erfordert keinerlei Zusatzprogramm und kann mit den entsprechenden Einstellungen verschickt werden. Die Terminbestätigung wird dem Kunden mit einem Standardtext zugestellt. Der Text kann anders als bei einer Terminerinnerung nicht verändert werden!

 

Die Terminbesätigung können Sie unter "Termine" und "Termingruppen" aktivieren. Wählen Sie einfach die gewünschte Terminart aus und klicken diese doppelt mit der linken Maustaste an. In dem sich öffnenden Fenster stellen Sie unter "Bestätigung" die gewünschte Option ein. Je nach Auswahl wird die Bestätigung immer verschickt oder Sie werden vom System gefragt, ob die SMS verschickt werden soll (Fragen) oder es wird nie eine Bestätigung versandt.

 

Die Terminerinnerung

Die Terminerinnerung wird im Gegensatz zur Terminbestätigung nach einer von Ihnen selbst vorgegebenen Zeit an den Kunden verschickt. Sie können selbst festlegen, wann der Kunde eine SMS erhalten soll. Darüber hinaus können Sie auch die Texte für eine Terminerinnerung pro Terminart festlegen. Die Terminerinnerung kann jedoch nur mit einem Zusatzprogramm genutzt und aktiviert werden. Dieses Programm wird von unserem Supportteam installiert und nach Ihren Vorgaben konfiguriert. Auch der Versand von Geburtstags-SMS oder Abwesenheits-SMS ist hiermit möglich.

 

Sofern Sie diese Möglichkeiten des SMS-Versands nutzen wollen, rufen Sie uns unter +49 28538 999 000 an und vereinbaren Sie einen Termin für die Einrichtung oder senden Sie eine Mail an support@aidoo-software.de

 

Nein, die Empfänger werden als BCC (BlindCarbonCopy) eingetragen. Einziger zusätzlich sichtbarer Empfänger ist die Absenderadresse (Studio-E-Mail-Adresse)

 

Gar nicht. Artikel bzw. Verzehr kann nur komplett oder gar nicht bezahlt werden. Gehe ich zum Bäcker und kaufe mir ein Brot, kann ich es auch nicht nur zur Hälfte bezahlen.

 

In der Kundenkartei können zwei verschiedene Bankverbindungen erfasst werden. Einmal für Kursbuchungen und den Verzehr und zum anderen für jeden Vertrag. Sofern unter "Mitglied" und "Bank" die Bankverbindung hinterlegt ist, prüfen Sie die Angaben bei den Verträgen.

 

1. Klicken Sie im Menübaum auf einen Vertrag

 

2. Klicken Sie in der Vertragsmaske oben auf "Bank"

 

3. Prüfen Sie, ob die Kontodaten vollständig erfasst wurden.

 

4. Prüfen Sie ggf. alle anderen Vertragsbankverbindungen.

 

In den "Einstellungen" unter "Weitere Einstellungen" finden Sie eine Option, die den Abgleich der Bankverbindungen automatisch vornimmt. Die Option "Einheitliche Bankverbindung beim Kunden" gleicht bei der Eingabe einer Bankverbindung an einer Stelle alle anderen Kontodaten ab. Sie müssen die Bankverbindung somit nur einmal erfassen. Aber Vorsicht, es können dadurch keine unterschiedlichen Bankverbindungen mehr erfasst werden. Möchte der Kunden beispielsweise die Beiträge von einem Firmenkonto und den Verzehr von seinem Privatkonto abbuchen lassen, ist dieses Szenario mit der aktiver Option nicht mehr möglich.

 

Um einen Vertrag in die neue Aboform wandeln zu können, klicken Sie in der Aidoo Manage den entsprechenden Vertrag an. Bei einem Wochenabo finden Sie die Wandelfunktion auf der Vertragsmaske oben im Menü. Bei einem Monatsabo finden Sie diese Funktion im Fenster "Bank". Klicken Sie die jeweilige Schaltfläche zum Wandeln des Vertrages einfach an.

 

Das Wichtigste nach der Wandlung eines Vertrages ist die Datenüberprüfung. Sie müssen sich folgende Vertragsinformationen genau anschauen und diese mit dem "Altvertrag" abgleichen:

1. Vertragsbeginn und Vertragsende

2. Den Beitragskalender

3. Die Vollständigkeit der Buchungen

4. Den ersten richtigen offenen Beitragssatz

5. Die Ruhe- und Bonuszeiten

6. Das Zahlintervall

7. Die Zusätze, Rabatte und Dynamiken

 

Sofern alle Daten und Informationen korrekt sind, können Sie den alten Vertrag löschen. Klicken Sie in der Vertragsmaske des "alten" Abos einfach auf löschen und bestätigen Sie den Vorgang mit Ihrem Kurzzeichen.

 

Unter Statistiken und "Vertragsliste" können Sie sehen, welche Verträge bereits gewandelt worden sind und welche noch umgewandelt werden müssen. An der Spalte "Typ" können Sie erkennen, um welche Aboform es sich handelt.

 

Grundsätzlich ist ein Betreuungsprofil erst mal allen Mitglieder zugeordnet. Sofern das "Profil" angelegt und gespeichert wurde, ist es sofort aktiv! Die Aufgaben werden also erzeugt, sofern die festgelegten Ereignisse (z. B. der 10. Checkin oder ein neuer Termin angelegt wird) eintreten. Das Profil "wartet" sozusagen darauf, dass das erste Ereignis eintritt und so die Aufgabe bei dem betreffenden Mitglied erzeugt wird.

 

Sollte es dennoch einmal notwendig sein, ein Profil "manuell" zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Wählen Sie in der Planung einer Betreuungsaufgabe unter der Option "Aufgabe wird erzeugt wenn" einfach den Eintrag "sie manuell zugeordnet wird" aus.

 

2. Speichern Sie jetzt diese Aufgabe mit einem Klick auf "Fertig"

 

3. Wechseln Sie in das Modul "Statistiken" und anschließend auf "Individuell".

 

4. Selektieren Sie die gewünschten Mitglieder, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie den Eintrag "Allen markierten Mitgliedern ein Betreuungsprofil zuordnen" aus. Jetzt können Sie das Profil mit der manuellen Zuordnungsaufgabe auswählen und den Kunden zuordnen. Das Profil ist jetzt aktiv.

 

Die gewichtete Quote berechnet sich wie folgt: Alle Termine im Zeitraum * Erfolgreiche Termine des Mitarbeiters / Alle Termine des Mitarbeiters

 

Die Terminquote berechnet sich wie folgt: Alle Termine mit Erfolg des Mitarbeiters / Termine des Mitarbeiters

 

Dieser Fehler tritt dann auf, wenn eine Bankleitzahl eines der Kunden über weniger als 8 Stellen verfügt oder die Bankleitzahl komplett fehlt. In diesem Fall sortieren Sie in der Tabelle einfach die Spalte BLZ und prüfen, ob bei einem Kunden die Bankleitzahl fehlt oder ggf. nicht 8-stellig ist.

 

Jeden PC kann man als sogenannten "Arbeitsplatz" festlegen. Nur wenn der oder die Mitarbeiter auch das erforderliche Recht haben, sich an diesem Arbeitsplatz anzumelden, stehen diese in der Anmeldemaske zur Auswahl. Zum Überprüfen bzw. Einstellen der Rechte gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Melden Sie sich an der Aidoo Manage an

 

2. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter" und anschließend auf "Mitarbeiterrechte"

 

3. Wählen Sie oben den gewünschten Mitarbeiter aus und prüfen Sie die Zuweisung der Arbeitsplätze.

Oben rechts unter "Arbeitsplätze" können Sie erkennen, welche Arbeitsstationen dem Mitarbeiter zugewiesen sind. An allen mit einem Haken aktivierten Arbeitsplätze darf der Mitarbeiter sich anmelden. Setzen Sie den entsprechenden Haken bei dem Arbeitsplatz, an dem sich der Mitarbeiter anmelden darf.

 

Damit Sie sich an einem neu angelegten Standort auch anmelden können, müssen Sie den Mitarbeitern das entsprechende Recht zur Anmeldung zuordnen. Für die Zuordnung gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Melden Sie sich an der Aidoo Manage an

 

2. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter" und anschließend auf "Mitarbeiterrechte"

 

3. Wählen Sie oben den gewünschten Mitarbeiter aus und prüfen Sie die Zuweisung der Standorte.

Unten links unter "Standortauswahl" können Sie erkennen, welche Standorte dem Mitarbeiter zugewiesen sind. An allen mit einem Haken versehenen Standorte darf der Mitarbeiter sich anmelden. Setzen Sie die entsprechenden Haken für die Anmeldung.

 

Um den Vertragsausdruck nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage festlegen oder die Vorlagenüberprüfung deaktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Klicken Sie in der Manage auf "Einstellung" und auf "Dokumentvorlagen".

 

2. Klicken Sie oben auf "Teil 2"

 

3. Wählen Sie unter Vertragsausdruck nun die entsprechende Vorlage aus oder wählen Sie in der Auswahlbox "Fragen ohne Vorlage" aus.

Fragen ohne Vorlage bedeutet, dass beim Klick auf das Druckersymbol der Öffnungsdialog öffnet und Sie eine entsprechende Vorlage selbst auswählen können.

 

Sicherlich kennen Sie das auch: Sie suchen einen Kunden und wissen nicht genau, wie der Name geschrieben wird. Um den Kunden auch zu finden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

 

1. Möglichkeit: Platzhalter "*".

Wir suchen den Kunden Stephan Mayer und wissen nicht, wie der Name geschrieben wird. Wir geben in der Kundensuche nun "Ma*er St" ein. Jetzt werden alle Kunden aufgelistet in deren Name die Zeichen Maer und St vorkommen.

 

2. Möglichkeit: Leerzeichen

Angenommen, wir suchen den Namen Arik Budashin und wissen nicht, wie dieser richtig geschrieben wird. Dann geben wir einfach im Suchenfeld "Ar Bud" ein und es werden alle Kunden aufgelistet, deren Name diese Zeichen beinhaltet.

 

Um die Reihenfolge der Mitarbeiter im Terminplaner zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

 

1. Klicken Sie in der Manage auf "Mitarbeiter"

 

2. Klicken Sie auf den Spaltenkopf "Pos.-TP"

Die Anzeige kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Die Reihenfolge erkennen Sie an dem kleinen Pfeil. Sie sollten die Liste aufsteigend sortieren, beginnend mit der 1.

 

3. Nehmen Sie die Sortierung vor

Klicken Sie hierfür auf den Mitarbeiter, den Sie verschieben möchten. Positionieren Sie diesen nun anhand der grünen Pfeile in der Funktionsleiste. Sie können durch Klicken der Pfeile die Position des Mitarbeiters jetzt verändern.

 

Der Seriendruck mit Word unter Microsoft Windows hat manchmal das Problem, dass die Codepage der Datenquelle nicht korrekt erkannt wird. Wenn dieser Fehler auftritt, erscheint auf den Dokumenten statt dem gewünschten Text eine Folge von Sonderzeichen und Zeichen aus fremden Sprachen (z.B. Chinesisch). Um dieses Problem zu vermeiden gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Stellen Sie fest, welche Wordversion auf dem betroffenen PC installiert ist

Starten Sie hierfür Word und schauen Sie, welche Version auf dem Startbildschirm ausgewiesen wird. Eine detailierte Übersicht, wie Sie die aktuelle Version festellen können finden Sie unter folgendem Link

 

2. Starten Sie den Registrierungseditor

Klicken Sie hierfür auf das Windowssymbol oder Start und geben Sie im Suchenfeld regedit ein oder ab Windows 8 in der Programmsuche drücken Sie die Windowstaste+Q

 

3. Im Registrierungs-Editor Suche Sie folgenden Eintrag: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ [VERSIONSNUMMER] \ Word

Versionsnummern sind:

Word XP oder Word 2002 = 0

Word 2003 = 11

Word 2007 = 12

Word 2010 = 14

Word 2013 = 15

 

4. Nun muss ein neuer DWORD-Wert mit dem Namen „DefaultCPG“ angelegt werden.

Dabei muss [VERSIONSNUMMER] entsprechend ersetzen werden durch 9.0 (Word 2000), 10.0 (Word XP), 11.0 (Word 2003) bzw. 12.0 (Word 2007). Über einen Rechtsklick auf "Options" -> Neu -> DWORD-Wert(32bit), den Namen auf „DefaultCPG“ ändern(ohne ""). Über Doppelklick auf diesen neuen Eintrag muss den Wert 4e4 (Hexadezimal) bzw. 1252 (Dezimal) für Deutsch eingetragen werden. Dies ist der Zeichensatz Windows-1252 (entspricht ISO-8859-1). Für andere Sprachen muss die Nummer entsprechend ausgetauscht werden.

 

Nach einem Neustart von Word ist der Fehler anschließend behoben: Man versteht nicht mehr sprichwörtlich Chinesisch sondern bekommt einen lesbaren Text.

 

1. Kündigung verschickt:

Gibt das Datum an, an dem Word geöffnet und die Kündigung somit gedruckt wurde

 

2. Zutritte pro Monat (Vertragsbeginn - K-Eingang):

Gibt die durchschnittliche Zutrittsanzahl pro Monat vom Vertragsbeginn bis zum Eingang der Kündigung an.

 

3. Zutrritte pro Monat (Vertragsbeginn - Vertragsende):

Gibt die durchschnittliche Zutrittsanzahl pro Monat vom Vertragsbeginn bis zum Vertragsende an.

 

4. Kündigungseingang Monate nach Vertragsbeginn:

Gibt die Anzahl der Monate vom Vertragsbeginn an, die zwischen dem Vertragsbeginn und dem Eingang der Kündigung liegen. Dadurch kann sehr schnell der Zeitpunkt der Kündigung eingeschätzt werden. Hat das Mitglied in der Erstlaufzeit oder gegen Ende des Vertrags gekündigt.

 

5. Wert = Grundbeitrag pro Monat:

Gibt den durchschnittliche Beitrag des gekündigten Vertrages pro Monat an. Dynamiken, Rabatte und Zusätze sind hierbei nicht inbegriffen!

 

6. Gesamtwert = Grundbeitrag + ZL + Dynamiken pro Monat:

Gibt den durchschnittliche Beitrag des gekündigten Vertrages pro Monat an. Dynamiken, Rabatte und Zusätze sind hierbei mit einberechnet!