Aidoo Manage - Finanzen Rücklastschriften
Für das Tool der automatischen Rücklastschriften berechnen wir eine einmalige Installationsgebühr.
Bei InteressenSchreiben sie uns bitte hierzu eine kurze Mail an: Support@aidoo.de, wir senden Ihnen gerne ein Angebot zu.
Teil 1 der automatischen Rücklastschriften
1. Voreinstellung SEPA Lauf
2. Rücklastschriften erfassen und bearbeiten
3. Vorarbeiten Rücklastschriften
4. Druck-/Brief- und E-Mail-Vorlagen
5. Druck-/Brief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
5.1 E-Mail-Vorlagen
5.2 Druck-/Briefvorlagen erstellen
6. Abspeichern der Vorlagen
7. Anzeige der Vorlagen
1. Voreinstellung SEPA Lauf
Nach den Voreinstellungen (welche durch die Installation durch Aidoo vorgenommen worden sind) muss zuerst mit den getätigten Einstellungen ein SEPA Lauf generiert und dieser dann zur Bank geschickt werden.
Es ist wichtig, dass das Banking Programm das System camt.52 oder camt.53 unterstützt.
Durch die Aktivierung der Auto RLS wird nun der Verwendungszweck des Kontoauszuges um eine eindeutige Nummer erweitert. Diese wird dann bei der Rücklastschrift ausgewertet, damit das Mitglied und die Buchungen eindeutig zugeordnet werden können.
2. Rücklastschriften erfassen und bearbeiten
Möglichkeit 1 im Cockpit:
Möglichkeit 2 unter Finanzen:
Öffnet man eines dieser Fenster, kommt man in beiden Variationen auf dieselbe Maske.
3. Vorarbeiten Rücklastschriften
Das Fenster Rücklastschriften erfassen hat zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten. Hieraus können Dokumente ausgedruckt, sowie E-Mails verschickt werden. Diese müssen jedoch vorab erstellt und Voreinstellungen dazu getroffen werden. Diese sind im ersten Schritt arbeitsaufwendig, müssen aber einmalig gemacht werden, um in der Folge die Rücklastschriften mit hoher Zeitersparnis zu bearbeiten.
4. Druck-/Brief- und E-Mail-Vorlagen
Unten links in der Maske (rotes Kästchen) sehen Sie nach Einstellung der Druck-/Brief- und/oder E-Mail-Vorlage die jeweils verfügbaren Vorlagen zu den einzelnen Buchungen.
Nachdem die Vorlagen angelegt wurden, werden sie unter Einstellungen automatisch den eingelesenen Rücklastschriften zugeordnet.
5. Druck-/Brief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
5.1 E-Mail-Vorlagen
Diese Vorlagen können unter Pools Textvorlagen angelegt und geändert werden.
Um eine neue Vorlage anzulegen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
- Einfügen anklicken
- E-Mail auswählen
- OK anklicken
Hier kann wie gewohnt eine Vorlage erstellt werden, die später unter Einstellungen bei den Rücklastschriften hinterlegt wird.
In den vorab erstellten Text, fügen Sie die auf der rechten Seite verfügbaren und notwendigen
Variablen hinzu.
Wählen Sie diese durch Doppelklick aus, um sie in das Textfenster einzufügen.
5.2 Druck-/Briefvorlagen erstellen
Diese Vorlagen können Sie über das Fenster Rücklastschriften erfassen, unter Einstellungen mit den passenden Variablen anlegen.
Für diese Vorlagen stellen wir spezifische Variablen für die Bearbeitung der Rücklastschriften zur Verfügung. Diese finden Sie nach Auswählen der gewünschten Druckvorlage unter Seriendruckfeldern.
6. Abspeichern der Vorlagen
Haben Sie die Druck-/Briefvorlage und E-Mail-Vorlagen erstellt, speichern Sie diese unter Einstellungen ab. Achtung: der Standort des Studios muss ausgewählt sein, die dazu erstellten Vorlagen in den Reitern „Briefvorlagen“ und „E-Mail Vorlagen“ abgespeichert werden.
7. Anzeige der Vorlagen
Im Fenster Rücklastschriften erfassen wird bei der Bearbeitung der Rücklastschrift(en) die Druck-/Briefvorlage oder E-Mail-Vorlage angezeigt, die für die jeweilige Rücklastschrift verwendet wird.
Es besteht die Möglichkeit, diese noch manuell zu bearbeiten oder die E-Mail vor Aussendung nochmal
zu prüfen.
Nach Anlegen der Vorlagen, sowie der Anzeige des ersten Einzuges Rücklastschriften auf dem Kontoauszug, können weitere Schritte durchgeführt werden.
Teil 2 der automatische Rücklastschriften
1. Aufrufen der Rücklastschriften
2. Hauptfenster der Rücklastschriftenbearbeitung
3. Einlesen der Camt Datei
4. Optionen
5. Inhalt der Rücklastschrift
6. Verbuchen von Kontoeingänge
7. Summe der Rücklastschrift
- 7.a Gebühr Bank
- 7.b Gebühr Intern
8. Stornoart
9. Mahnstufe Ändern
10. Datum
11. Bankverbindung
12. Neue Fälligkeit
13. Zahlart umstellen
14. Zutrittssperre umstellen mit Hinweis
15. SEPA – Sperre
16. Stornobrief drucken und Druckvorlage auswählen
17. E-Mail versenden
18. E-Mail zuordnen
19. E-Mail Einstellung – Versand
20. Allgemeine Einstellungen Dokumente/E-Mail Vorlagen
21. Alle zutreffenden Buchungen stornieren
Die Voreinstellungen wurden vorgenommen und der Einzug wurde der Bank übergeben. Nun erfolgen die Rücklastschriften auf dem Konto. Diese können nun in den automatischen Rücklastschriften bearbeitet werden.
Man erstellt hierzu aus dem Banking eine 53 Datei, um die Daten in der Folge in die automatischen Rücklastschriften einzulesen. Die erstellte Camt-Datei legt man auf dem Rechner ab oder auch auf ein zentrales Laufwerk. Je nachdem wie man dies organisiert.
1. Aufrufen der Rücklastschriften
Durch einen Klick auf die Kachel „Rücklastschriften erfassen“ im Cockpit öffnet man das Hauptfenster der Rücklastschriftenbearbeitung.
2. Hauptfenster der Rücklastschriftenbearbeitung
Hat man die die Rücklastschriften geöffnet, erscheint das Fenster um die Rücklastschriften zu erfassen.
3. Einlesen der Camt Datei
Als erstes gibt man nun den Pfad an, in dem man die Camtdatei einmalig abgelegt hat
4. Optionen
Hat man den Pfad gespeichert, wird unter Optionen der Kontoauszug (Bild 4.1.) aufgerufen, welcher dann über den Anzeigezeitraum eingegrenzt werden kann. Hier hat man die Auswahlmöglichkeit des Standortes und des Status (siehe Bild 4.2).
Weiterhin hat man die Möglichkeit die Anzeige soweit einzugrenzen, dass man sich alle Beiträge anzeigen lassen kann.
Setzt man den obersten Schieber auf „ alle Beiträge“, möchte man sich aber nur die Rücklastschriften, Stornos etc. anzeigen lassen, dann bitte den Schieber auf „nur negative Beiträge“ setzen. Allerdings werden dann hier keine Überweisungen, Eingänge ect. Des Kunden angezeigt.
Möchte man alle Buchungen, welche auf dem Kontoauszug verzeichnet sind sehen, lässt man den mittleren Schieber auf „alle Buchungen anzeigen“, möchte man aber nur die Buchungen der Mitglieder sehen, dann setzt man den Schieber auf „nur Buchungen von Mitgliedern anzeigen“.
Allerdings werden dann hier auch z.B. keine Überweisungen Dritter für ein Mitglied angezeigt.
Der unterste Schieber „Zutrittssperre durch Manuelle Sperre (Mitglied -> Medium) setzen“ gilt als allgemeine Einstellung (Siehe Bild 4.3 bis 4.4) oder „Zutrittssperre durch sperrendes Hinweisfeld setzen (Mitglied)“
4.1
4.2
im Status kann man unterscheiden, man nur die offenen, nichts als RLS erkannten, erledigten oder Sammellastschriften erkannten angezeigt haben möchte. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Wenn man den Schieber „Zutrittssperre durch Manuelle Sperre (Mitglied -> Medium) setzen“ auf aktiv gestellt (Bild 4.3a) und anschliessend bei dem Rücklastschriften“ Zutrittssperre“ auf „Zutritt setzen“ stellt, dann wird in der Manage (Bild 4.3b), die Zutrittssperre aktiviert.
4.3a
4.3b
Wenn man das Feld „Zutrittssperre durch sperrendes Hinweisfeld setzen (Mitglied)“ diesen aktiv gestellt hat (Bild 4.4a), dann anschliessend bei dem Rücklastschriften den “ Hinweis Zutrittssperre“ mit einem Kommentar versieht, wird in der Manage (Bild 4.4b), der Hinweis unter „Hinweis Zutrittssperre“ auf dem Stammdatenblatt des Mitgliedes hinterlegt und somit auch eine Zutrittssperre gesetzt.
4.4a
4.4b
5. Inhalt der Rücklastschrift
Wählt man eine Zeile der Kontodaten aus, so wird der Betrag, insofern er durch mehrere Beiträge oder Forderungen summiert ist unter „Übersicht der der zutreffenden Buchungen“ einzeln aufgeschlüsselt. Zeitgleich sieht man im weißen Feld die Info und den Grund der Buchungszeile.
Das Feld Status zeigt den Status der Bearbeitung an, damit hier keine doppelten Rück-/Verbuchungen passieren können.
In der Standardbuchungszeile wird hier das Mitglied mit der Mitgliedsnummer und dem Namen angezeigt. Wenn der Kontoinhaber abweicht, wird die Kontoverbindung des Inhabers angezeigt aber nicht der Name.
Im Einzelnen schlüsselt sich der Betrag auf, welche Posten hier zurück gegeben worden sind und wie sich die einzelnen Beträge darstellen. Die Anzahl der Stornierungen, Zahlart und das Forderungsdatum ergänzen diese Angaben.
6. Verbuchen von Kontoeingängen
Kontoeingänge werden über den Button „Verbuchen“ dem Kunden zugeordnet. Markiert man die Buchungszeile, wird man im Fenstern mit den Informationen und den Grund dieser angezeigt bekommen.
Um den Eingang zu verbuchen klickt man auf den Button „Verbuchen“ und es öffnet sich das Suchfenster der Mitglieder. Hier können sie dann den Kunden heraussuchen und ihm diesen Geldeingang zuweisen.
Das System erkennt aus den Buchungsinformationen schon weitgehend das Mitglied und bietet hier den gefundenen Namen an. Identifiziert wird zusätzlich über die IBAN des Bankkunden.
Hat man dann das richtige Mitglied ausgewählt, öffnet sich die Buchungsmaske, welche den Betrag aus dem Bankeingang schon vorgibt. Hier werden auch die dazu passenden einzelnen Beiträge markiert. Man braucht nun nur noch „Buchen und Schließen“ und dieser Eingang wurde bei dem Kunden gebucht und im Beitragskalender auf bezahlt gesetzt.
7. Summe der Rücklastschrift
Es gibt 2 Arten von Rücklastschriften, erstens die Sammelrücklastschrift, diese beinhaltet eine Sammelbuchung und wird auch als eine Buchung incl. Gebühren zurück gebucht (Bild 7.1).
Die detaillierte Aufstellung wird unter der „Übersicht der zutreffenden Buchungen“ in die einzelnen Buchungen aufgeschlüsselt. Unter „Rücklastschriften erfassen“ werden diese Einzelbuchungen wieder zusammengefasst und als eine Summe dargestellt. Die Bankgebühr, insofern man diese über den Schalter „Ausrechnen“ errechnen lässt, wird separat ausgewiesen. Die Internen Gebühren muss man händisch ausfüllen.
7.1
Die zweite Möglichkeit ist eine Buchung mit nur einem Betrag. Dieser wird auch nur in einer Buchungszeile (Bild 7.2) ausgewiesen.
7.2
7.a
Gebühr Bank
Je nachdem wie man den Schalter „Gebühr Bank“ „Ausrechnen“ (Bild 7.3) gesetzt hat. Errechnet man hier die Summe der Forderungen/Beiträge und dann die Bankgebühr separat.
7.b
Gebühr Intern
Die „Gebühr intern“ wird händisch dem Mitglied zugeordnet. Ist diese einmal eingetragen bleibt die Gebühr auch bei den nächsten Buchungen in dieser Höhe eingetragen, wie die Gebühr hier angegeben worden ist. Ändert man die interne Gebühr, bleibt der zuletzt eingegebene Betrag hier stehen. Die Höhe der internen Gebühr richtet sich oft nach der Mahnstufe des Mitgliedes.
8. Stornoart
Die Stornoart kennt man schon aus der manuellen Bearbeitung der Rücklastschriften. Hier unterscheiden wir in 5 verschieden Arten. Je nach Art der Rückbuchungen wählt man hier, durch einen Klick auf den Button „Stornoart“ unter den verschiedenen Möglichkeiten aus.
9. Mahnstufe Ändern
Weiterhin hat man die Möglichkeit die Mahnstufe anzupassen. Durch den Schieber „Mahnstufe erhöhen“ teilt man dem System mit, ob automatisch die Mahnstufe des Mitgliedes erhöht werden soll. Lässt man dies automatisch Erhöhen, wird die Mahnstufe um einen Zähler erhöht. Hat man die Automatik ausgestellt, dann kann man die Mahnstufe trotzdem händisch erhöhen.
Mit Eingabe der Stornoart und der Mahnstufe werden die Druck-/E-Mailvorlagen vorbelegt, die man vorher unter Einstellungen hinterlegt hat.
10. Datum
Hier schreibt das System automatisch das Datum der Rücklastschrift rein
11. Bankverbindung
Hier kann man die Rücklastschrift wieder auf einen Ersteinzug stellen. Dies ist nur relevant, wenn es die erste Buchung beim Mitglied war oder eine Änderung der Kontodaten erfolgte.
12. Neue Fälligkeit
Eine neue Fälligkeit trägt man ein, wenn man die wieder offenen Posten zu einem bestimmten Zeitpunkt einziehen möchte. Zieht man die offenen Posten mit dem nächsten Einzug ein. Braucht man Systemrelevant hier nichts eintragen. Teilen sie allerdings dem Kunden in einem Schreiben oder einer Mail das erneute Datum mit, dann hier bitte die Fälligkeit des nächsten Einzugs angeben. Diese können sie dann, wie alle relevanten Daten aus der Rücklastschrift per Variable in ein Dokument oder eine E-Mail implementieren.
13. Zahlart umstellen
Möchte man die Zahlart generell umstellen, dann setzen sie den Schieber „Zahlart umstellen“ . Dies könnte man, wenn eine Lastschrift vom „Einzug zum 1.“ zurück kommt auf die „Zahlart Einzug zum 15.“. Dies als Beispiel, damit im nächsten Einzug der Betrag nochmal zeitnah eingezogen wird. Lässt man die Zahlart unverändert, dann ist je nachdem wie man die Zahlarten angelegt hat, dieser Betrag im nächsten tonusmäßigen Einzug.
14. Zutrittssperre umstellen mit Hinweis
Die „Zutrittssperre“ setzt man, damit der Kunde nicht einfach einchecken kann. Hier gibt es die Möglichkeit der Zutrittssperre über das Mitglied unter Mitglied - Medium. Oder über den Hinweistext auf dem Mitglied. Wie bereits unter 4.3a+b und 4.4a+b ausgeführt.
15. SEPA – Sperre
Die SEPA Sperre aktiviert man, wenn man die Zahlart des Kunden nicht auf Bar, Überweisung oder Rechnung gesetzt hat, damit bei dem Kunden nicht eingezogen wird. Das Mitglied bleibt dann solange im Status „SEPA -Sperre“, bis dieser aufgehoben wird. Möchte man herausfinden, wen man auf eine SEPA- Sperre gesetzt haben, könnte man dies wie gewohnt über die Individuelle Liste unter dem Menuepunkt Statistik, selektieren.
16. Stornobrief drucken und Druckvorlage auswählen
Hat man nicht unter Einstellungen die Vorlagen hinterlegt, kann man auch die Dokumente separat aufrufen. Den Stornobrief druckt man, indem man die Druckvorlage auswählt, die in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert ist. Hat man einmal eine ausgewählt, dann bleibt diese als Auswahl erhalten, bis eine neue ausgewählt wird. Die Dokumente können sie, wie gewohnt bearbeiten. Es öffnet sich in einem separaten Wordfenster und man speichert dies dann bitte zum Mitglied ab, damit alle Dokumente in einer lückenlosen Historie beim Mitglied hinterlegt sind. Variablen kann man hier auch wie gewohnt verwenden.
17. E-Mail versenden
Wenn man dem Mitglied eine E-Mail versenden möchte, dann betätigt man den Button „E-Mail versenden“. Ist zu dem Zeitpunkt noch keine Vorlage hinterlegt, muss man diese erst zuordnen.
18. E-Mail zuordnen
Um die E-Mail Vorlage einzugeben, wählt man das Feld „E-Mail-Vorlage“ an und und klickt auf den Button Druckvorlage auswählen. Nun erscheinen alle aktiven Mailvorlagen die unter Pools – Textvorlagen angelegt sind, welche man hier hinterlegen kann.
19. E-Mail Einstellung – Versand
Man kann dem Mitglied auch noch zusätzlich eine Mitteilung in die E-Mail schreiben, dazu stellt man den Schieber „E-Mail Versand“ auf „E-Mail vorm Versand bearbeiten“, dann kann man die vorhandene Vorlage nochmals verändern. Aber dies speziell nur für diesen einen Fall.
20. Allgemeine Einstellungen Dokumente/E-Mail Vorlagen
Hat man unter Einstellungen die Dokumente und E-Mailvorlagen schon hinterlegt, fällt die händische Einstellung der einzelnen Dokumente und E-Mailvorlagen weg. Allerdings kann diese immer noch je nach Bedarf, wie im Vorfeld beschrieben, abgeändert werden.
21. Alle zutreffenden Buchungen stornieren
Hat man alle diese Einstellungen, die größten teils vom System schon vorgegeben sind, eingegeben oder kontrolliert, braucht man nur noch die Buchung über den Button „Drucken/E-Mail und stornieren aktivieren. Man schließt dann das Mitglied damit ab und können zur nächsten Buchung übergehen.
Wir wünsche ihnen viel Erfolg in der Bearbeitung der Rücklastschriften!
<Rücklastschriften>:
