Aufbau & Funktionen

Das Aidoo Trainerboard wurde speziell für die Flächenbetreuung entwickelt. Das Trainerboard ist ein eigenständig laufendes Programm, welches die Arbeit der Trainer auf der Trainingsfläche unterstützt und erleichtert. Der Trainer erhält Einblick in die wichtigsten Vertragsinformationen, den Trainingsplaninformationen und die wichtigsten Betreuungsinformationen. Er hat Zugriff auf die gesamte Zutrittshistorie und ihm steht eine Abwesenheitskontrolle des Kunden zur Verfügung. Das Trainerboard ist in drei Bereiche aufgegliedert. Im oberen Bereich befindet sich die Funktionsleiste. Hier finden Sie verschiedene Anzeigefilter und die Funktion zum Schließen der Anwendung. Direkt darunter befindet sich die Anwesenheitsgalerie. Die Übersicht zeigt Ihnen je nach Größe die Karteiblätter die wichtigsten Trainings- und Betreuungsinformationen der Kunden an. Je nach Größe wird eine unterschiedliche Anzahl von Karteiblättern angezeigt. Im unteren Teil befindet sich die sogenannte Checkin-Galerie. Hier werden alle weiteren eingecheckten Personen aufgeführt. Per Doppelklick können Sie eine Kundenkartei einfach aufrufen und in die Anwesenheitsgalerie übertragen.



Abbildung: Aidoo Trainerboard

Anwesenheitsliste

Im oberen Teil der Anzeigemaske, sehen Sie die sogenannte "Funktionsleiste". Deren Funktionen möchten wir kurz erläutern.



Abbildung: Funktionsleiste im Trainerboard

Über die Funktionsleiste können Sie zum Beispiel die Liste alle Anwesenden Personen aufrufen. Klicken Sie hierfür einfach auf „Anwesende“ und die Liste wird geöffnet. Bei allen Kunden die rot gekennzeichnet sind, ist eine offene Aufgabe aktiv. Dies erkennen Sie auch anhand des roten Ausrufezeichen in der Kundenkartei. Dazu aber später mehr. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag, wird dieser an erster Stelle der Anwesenheitsgalerie platziert und kann so schnell bearbeitet werden.



Abbildung: Anwesenheitsliste im Trainerboard

Anwesenheitsgalerie

Nun schauen wir uns die Anwesenheitgalerie etwas genauer an. Je nach Größe und Auflösung wird eine bestimmte Anzahl von Kundenkarteien in der Galerie aufgeführt. Die Kundenkartei beinhaltet folgende Informationen:

Kundenkartei

Symbol Erläuterung
Kundenfoto Bild des Kunden und Aufruf des Betreuungsmodus.
Vertragsinformationen Die Vertragsinformationen zeigen Ihnen die Verträge des Kunden an, und anhand einer Farbskala wird die Zeit bis zur nächsten Vertragsverlängerung dargestellt. Eine rote Einfärbung verdeutlicht die Wichtigkeit, auf den Kunden aktiv zuzugehen und eine mögliche Vertragsverlängerung zu erzielen. Die Zahlen hinter der Farbskala bedeuten: Zeit bis zur Vertragsverlängerung | Zutritte gesamt | Durchschnittliche Zutrittshäufigkeit.
Trainingsplaninformationen Die Trainingsplaninformationen zeigen die Trainingsziele des Kunden und die Zeit bis zum Ablauf einer Trainingsphase. Auch diese wird anhand einer Farbskala verdeutlicht. So kann der Trainer schnell erkennen, bei welchen Kunden der Trainingsplan umgestellt werden muss. Die Zahlen hinter der Farbskala bedeuten: Anzahl der Wochen bis zur Trainingsplanumstellung | Anzahl der Zutritte während des aktuellen Trainingsplanabschnitts | Durchschnittliche Besuchszeit während dieser Zeit.
Betreuungsinformationen Die Betreuungsinformationen beinhalten zum einen die frei definierbaren Symbole aus dem Betreuungsboard, und zum anderen werden anstehende Aufgaben durch einen entsprechenden Hinweis dargestellt. Sofern eine Aufgabe bei einem Kunden ansteht, wird diese hier deutlich gemacht.
Kundenstatuszeile Der Status eines Mitgliedes wird Ihnen anhand der Einfärbung dargestellt. Grün = aktive Kunden, Rot = VIP Kunden, Grau = Ehemalige, Gelb = Tester
SMS Symbol Sofern bei einem Kunden eine Handynummer hinterlegt ist, kann der Trainer schnell und einfach eine SMS verschicken und so Terminvereinbarungen treffen, ohne das Training des Kunden zu unterbrechen. Natürlich hat man auch hier die Möglichkeit, Vorlagen zu hinterlegen oder auch gleich die Kontaktinformationen zu ändern.
Kalender Symbol Im Checkin haben Sie unter Optionen die Möglichkeit, die „Abwesenheit in Tagen“ zu erfassen. Sofern ein Kunde in diese Zeit fällt, wird der Kalender rot dargestellt, im anderen Fall grün. Mit einem Klick auf den Kalender gelangt man in die Zutrittsübersicht und kann das Trainingsverhalten des Kunden anhand einer Detailzutrittsansicht und auch der grafischen Darstellung einsehen.

Auf der Kundenkartei stehen somit alle wichtigen Betreuungs- und Trainingsbetreuungsinformationen auf einem Blick zur Verfügung. Hier haben wir ein Beispiel für eine solche Kundenkartei abgebildet:



Abbildung: Kundenkartei im Trainerboard

Betreuungsmodus aufrufen

Viele wichtigen Kunden- und Betreuungsinformationen befinden sich im Betreuungsboard oder Betreuungsmodus. Diesen können Sie durch einen einfach Klick mit der linken Maustaste auf das Kundenfoto öffnen. Sie können hier nun verschiedene Aktionen tätigen oder wichtige Betreuungsinformationen einsehen. Den Aufbau und Funktionsumfang finden Sie im Kapitel „Betreuungsmodus“.



Abbildung: Betreuungsmodus im Trainerboard

SMS senden

Sie möchten mit einem anwesenden Kunden nach seinem Training kurz über seinen Trainingsplan sprechen oder einen Recheck-Termin vereinbaren? Um den Kunden während seines Trainings nicht zu stören, können Sie über das SMS-Symbol ihm eine Nachricht zu kommen lassen. Ist bei einem Kunden eine Mobilnummer hinterlegt und die Option „SMS-Newsletter“ aktiv, wird das Symbol grün angezeigt. Fehlt die Handynummer, leuchtet das Symbol grau auf. Ist die Option für den SMS-Newsletterempfang nicht aktiv, wird das Symbol gar nicht angezeigt. Um eine SMS-Nachricht dem Kunden zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie auf das grüne SMS-Symbol.
Schritt 2:
Wählen Sie eine der vorhandenen Textvorlagen aus. Vorlage 1 ist eine einfache Vorlage, um den Kunden darüber zu informieren, dass er nach seinem Training den Trainer aufsuchen möchte. Vorlage 2 ist nur mit der Anrede und Verabschiedung hinterlegt. Hier kann der Text der SMS noch frei gestaltet werden. Beide Vorlagen können vor dem Versand bearbeitet aber nicht gespeichert werden!
Schritt 3:
Klicken Sie auf „SMS senden“ um die Nachricht zu verschicken.


Abbildung: SMS Versand aus dem Trainerboard

Im unteren Bereich können Sie auch die Kontaktdaten des Kunden einsehen und ggf. anpassen. Hier werden nur die E-Mail Adresse und die Handynummer aufgeführt. Versendete Nachrichten werden darüber hinaus in der Historie im Betreuungsmodus archiviert.


Zutrittskalender

Direkt unter der SMS-Funktion befindet sich der sogenannte Checkinkalender. Dieser zeigt Ihnen an, ob ein Kunde regelmäßig trainiert oder längere Zeit abwesend war. Die Zeit der Abwesenheit können Sie im Checkin unter „Optionen“ hinterlegen. Unter „Abwesenheit länger als“ geben Sie einfach den Abstand in Tagen zum letzten Checkin des Kunden an. Möchten Sie eine detailierte Übersicht der Zutritte, klicken Sie auf das Kalendersymbol und Sie erhalten folgende Übersicht:



Abbildung: SMS Versand aus dem Trainerboard

Im oberen Bereich befinden sich die Anzeigeeinstellung. Sie können angeben, mit welchem Monat und Jahr die Kalenderanzeige beginnen soll. Daneben befinden sich die Darstellungsoptionen. Neben der Anzeige als „Übersichtstabelle“ können Sie die Zutritte auch als Diagramm anzeigen lassen. Sie können dadurch sehr einfach und übersichtlich das Trainingsverhalten des Kunden sehen. Nimmt die Zutrittsanzahl seit einem gewissen Zeitpunkt ab oder ist diese über den Zeitraum ausgeglichen. Ein abnehmendes Trainingsverhalten sollte ergründet werden. Rechts neben der Übersicht befinden Sich einige wichtige Zutrittskennzahlen, die wir kurz erläutern möchten:

Zutrittskalender

Feld Erläuterung
Durchschnitt Die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen zwei Zutritten des Kunden. Es werden alle Zutritte des Kunden berücksichtigt und die Durchschnittsanzahl an Tagen zwischen zwei Zutritten errechnet.
D. letzter Monat: Hier wird die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen zwei Zutritten nur aus dem letzten Monat errechnet.
D. -3 M bis -1 M: Hier wird der Durchschnittswert für die letzten drei Monate bis zum letzten Monat errechnet. Haben wir aktuell also den Juli, wird der Wert von April bis Juni errechnet.
D. -12 M bis -3 M: Hier wird der Durchschnittswert für die letzten zwölf Monate bis 3 Monate vor dem aktuellen Monat errechnet. Haben wir aktuell also den Juli, wird der Wert von Juli des vorhergehenden Jahres bis März errechnet.

Informationssymbole verwenden

Im unteren Bereich der Kundenkartei, neben dem Kalendersymbol, befinden sich die Informationssymbole. Hier stehen verschiedene Symbolicken zur Verfügung, die für bestimmte Statusinformationen eines Kunden verwendet werden können. Zum Einblenden eines Symboles gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie auf das Kundenfoto. Es öffnet sich der Betreuungsmodus.
Schritt 2:
Unten finden Sie die zur Verfügung stehenden Symbole.
Schritt 3:
Direkt unter einem Symbol, befinden sich zwei Textfelder. Das obere Feld legt die Bezeichnung des Symboles für alle Kunden fest. Das Feld darunter ist für Eingaben, die ausschließlich für den angezeigten Kunden gelten.


Abbildung: Statussymbole im Betreuungsmodus
Tipp aus der Praxis
Möchten Sie den Kunden als Zirkelkunden kennzeichnen, geben Sie unter dem linken Gerätezirkel den Begriff „Zirkelkunde“ ein und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf das Bild. Es sollte nun nicht mehr grau erscheinen. Schließen Sie das Fenster, erscheint das Symbol jetzt auch beim Kunden im Abschnitt „Informationen“.

Oder, möchten Sie schnell erkennen, wie viele Empfehlungen Sie vom Kunden erhalten haben, können Sie ein Symbol auch hierfür verwenden. Schreiben Sie zum Beispiel in das erste Textfeld unter dem Symbol mit dem Kreuz den Begriff „Empfehlung“. In dem Feld darunter geben Sie nun die Anzahl der bereits erhaltenen Empfehlungen ein. Aktivieren Sie das Symbol, in dem Sie es einmal mit der linken Maustaste anklicken.

So können Sie die Symbole für Ihre Individuellen Kundeninformationen frei verwenden und gestalten. In der Informationsübersicht erscheinen automatisch einige Symbole, die Sie nicht auswählen können.

Statussymbole

Symbol Erläuterung
Wenn bei einem Kunden eine Aufgabe erzeugt worden und noch nicht erledigt ist, wird dieses Symbol angezeigt.
Ist eine der Aufgaben für den Kunden als Gespräch (Ansprechen) hinterlegt, erscheint eine kleine Sprechblase im Informationsbereich.

Zum einsehen der Aufgabe gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie auf das Kundenfoto in der Kundenkartei und es öffnet sich der Betreuungsmodus.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Funktionsleiste oben auf „Aufgaben“.
Schritt 3:
Stellen Sie bei Bedarf die Anzeigeoptionen korrekt ein (Zeitraum und Mitarbeiter)

In der Aufgabenübersicht sehen Sie die entsprechenden noch zu erledigenden Aufgaben für den Kunden.



Abbildung: Statussymbole im Betreuungsmodus

Checkingalerie

Im unteren Teil vom Trainerboard, befindet sich die Checkin-Galerie. Alle eingecheckten Kunden, die sich nicht in der Anwesenheitsgalerie befinden, werden dort aufgeführt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag, wird dieser einfach an erster Stelle (oben links) der Anwesenheitsgalerie platziert.



Abbildung: Checkingalerie im Trainerboard

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