Kundenverwaltung

Aufbau Mitglied Medium

Im Menuepunkt „Medium“ wird das Zutrittsmedium zugewiesen und der Zutritt geregelt. Die Zutrittszahl des Kunden kann eingesehen und bearbeitet werden und eine Zutrittssperre verhängt werden. Des Weiteren können Zusatzleistungen aktiviert werden, an welchen Standorten der Kunden einchecken darf und es können Zutrittskarten zugeordnet werden.


Abbildung: Mediummaske in der Kundenverwaltung

Die Bedeutung der einzelnen Felder haben wir in dieser Übersicht zusammen gefasst:

Eingabefelder

Position Erläuterung
Medium/Zutrittsanzahl Im Feld Medium sehen Sie die aktuelle Medien- oder Ausweisnummer des Kunden. Diese kann hier zwar händisch eingetragen werden aber wir empfehlen die Zuordnung über das Checkin/out. Im Feld „Zutritte frei“ sehen Sie, wie viele Zutritte der Kunden noch frei hat. Gerade für 10er Kartenkunden ist diese Information interessant. Im Feld „Zutritte neu“ können Sie eine beliebige Zutrittsanzahl eingeben und dem Kunden mittels Klick auf das blaue Plus zuordnen.
Zutrittssperre Hier können Sie für den Kunden eine Zutrittssperre für einen frei wählbaren Zeitraum definieren und aktivieren.
Hinweis für Zugangssperre Für die oben erfasste Zutrittssperre können Sie noch einen Hinweis in diesem Feld hinterlegen, die dem Mitarbeiter angezeigt wird.
Studio festlegen Hier können Sie die Standorte auswählen, an denen der Kunde einchecken darf. Sind keine Standorte ausgewählt, hat der Kunde in jedem Studio die Zugangsberechtigung.
Kundenkarten In der unteren Tabelle können Sie dem Kunden „Kundenkarten“ zuweisen. Kundenkarten können z.B. 10er-Karten sein, die beim Checkin oder auch Checkout des Kunden angezeigt werden. Anlegen können Sie diese Karten im Menüpunkt „Pool“ und „Karten“.

Medium und Zutrittsanzahl bearbeiten

Gibt ein Kunde seine Karte (Medium) zurück, muss diese für den Kunden deaktiviert werden. Generell empfehlen wir, die Zuordnung und Deaktivierung über das Checkin vorzunehmen. Möchten Sie eine Karte über das Kundenverwaltungsmodul deaktivieren gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Suchen Sie das entsprechende Mitglied und wechseln Sie in den Menüpunkt „Medium“.
Schritt 2:
Klicken Sie auf das rote Kreuz neben dem Feld „Medium“.

Die Nummer wird nun gelöscht und die Karte kann neu vergeben werden. Direkt unter dem Medium, kann die Zutrittsanzahl eingesehen und bearbeitet werden. Auch hier empfehlen wir die Bearbeitung im Checkin/out. Möchten Sie jedoch hier die Zutritte bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Geben Sie im Feld „Zutritte neu“ die gewünschte Anzahl der Zutritte ein.
Schritt 2:
Klicken Sie auf das blaue Plus, um diese zu übernehmen.

Im Feld „Zutritte frei“ sollte nun die eben eingegebene Zutrittsanzahl erscheinen.


Zutrittssperre

Unter bestimmten Umständen ist es notwendig, dem Kunden eine Zutrittssperre auszusprechen. Diese kann über einen frei festgelegten Zeitraum und mit einem Hinweis für die Mitarbeiter hinterlegt werden. Um eine Zutrittssperre zu aktivieren gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Aktivieren Sie den Haken „Zutritt verbieten“.
Schritt 2:
Stellen Sie nun das Beginn- und Endedatum der Zutrittssperre ein.
Schritt 3:
Geben Sie unter „Hinweis für Zugangssperre“ einen Text für den Mitarbeiter als Info ein.
Schritt 4:
Klicken Sie oben auf „Speichern“.

Die Sperre wurde jetzt aktiviert und der Hinweis beim Checkin des Kunden angezeigt.



Abbildung: Anzeige einer Zutrittssperre im Checkin/out

Studiozugang festlegen

Gerade wenn Sie über mehrere Standorte verfügen kann es notwendig sein, dem Kunden Zugang nur für einen oder bestimmte Standorte zu gewähren. Unter dem Menüpunkt „Studiozugang festlegen“ können Sie diese Einstellung vornehmen. Gehen Sie hierbei wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie das gewünschte Studio auf der linken Auswahlseite an.
Schritt 2:
Klicken Sie nun auf den grünen Pfeil, um das Studio auf die rechte Seite zu übertragen.

Möchten Sie ein Studio wieder entfernen, klicken Sie den Eintrag im rechten Auswahlfeld einfach an und anschließend auf den roten Pfeil.

ACHTUNG: Es wird pro Kunde immer nur eine Zutrittssperre überprüft. Hat der Kunde bereits eine zeitliche Zutrittssperre und wird trotz dieser eingecheckt, wird die Studiozuordnung nicht nochmals überprüft.


Kartenzuordnung

Gerade wenn Sie über mehrere Standorte verfügen kann es notwendig sein, den Kunden den Zugang nur für einen dieser Standorte zu gewähren. Unter dem Menüpunkt „Studiozugang festlegen“ können Sie diese Einstellung vornehmen. Gehen Sie hierbei wie folgt vor:

In vielen Anlagen hat der Kunde die Möglichkeit auch ohne einen festen Vertrag zu trainieren. Er kann Trainingseinheiten erwerben und bekommt oft eine Karte mit der Anzahl der möglichen Besuche ausgehändigt. Ein Beispiel sind die bekannten „10er-Karten“. Um dies nun auch elektronisch abbilden zu können, haben wir ein solches Kartensystem zur Verfügung gestellt.
Diese Karten mit den entsprechenden Trainingseinheiten können Sie unter dem Menüpunkt „Pools“ und „Karten“ anlegen und verwalten. Eine Zuordnung nehmen Sie hier in der Mediummaske vor.

Aktivieren Sie einfach die Haken in der unteren Tabelle, um dem Kunden eine solche Karte zu zuordnen. Sobald der Kunde nun eincheckt, wird diese Karte angezeigt. Mit einem Doppelklick auf ein grünes Feld, kann die Trainingseinheit festgehalten werden. Mit einem weiteren Doppelklick, wird die Einheit wieder frei gegeben. Oben rechts sehen Sie die entsprechend noch freien Zutritte.



Abbildung: Anzeige einer Zutrittssperre im Checkin/out

Der Nachteil von diesem Vorgang ist jedoch, dass Sie dieser Karte keinen Wert zuordnen können. Es kann lediglich der Zutritt festgehalten werden. Auch kann eine solche Karte nicht am Checkin bzw. am Tresen verkauft werden.

Tipp aus der Praxis
Wir empfehlen daher, einen Artikel mit einer entsprechenden Anzahl von Zutritten anzulegen. Sie haben so den Vorteil, diese 10er Karten als Artikel dem Kunden direkt verkaufen zu können und der entsprechende Wert beim Kunden eingetragen wird. Sie können so auch eine Historie erzeugen und später genau nachvollziehen, wann der Kunde eine Karte erworben hat.

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