Kundenverwaltung

Aufbau Kundenmaske

Die Masken in der Aidoo Manage haben alle einen identischen Aufbau. Im oberen Teil befindet sich die Funktionsleiste und darunter der Informationsbereich. Unter dem Menüpunkt „Mitglied“ können Sie die Bearbeitung Ihrer Kunden vornehmen. Hier werden Kunden- und Vertragsdaten hinterlegt und ggf. kundenspezifische Einstellungen vorgenommen. Als erstes sehen Sie die allgemeine Kundenmaske. Von hieraus können Sie auf jeden Kunden, der von Ihnen bereits in der Datenbank angelegt wurde, zugreifen.



Abbildung: Aidoo Manage Kundenmaske
Schnellsuche:
Mit der Schnellsuche können Sie einen Kunden schnell und einfach finden. Tippen Sie einfach das gewünschte Suchkriterium ein und Ihnen wird der erste Treffer angezeigt. Mehr dazu, finden Sie im Abschnitt "Kunden suchen und finden".
Funktionsleiste:
Im oberen Bereich befindet sich die Funktionsleiste. Hierüber können Sie Kunden suchen, einfügen, Aufgaben erfassen, Trainingsinformationen einsehen, Anschreiben drucken oder durch die Kundenkartei navigieren.
Kopfzeile:
In der Kopfzeile befindet sich die Kundennummer, der Titel, der Name und Vorname des angezeigten Kunden. Die Kundenummer kann nicht verändert werden und wird vom System automatisch erzeugt.
Kundenstamm u. Kontaktdaten:
Direkt unter der Kopfzeile befinden sich die Stammdateninformationen. Hier finden Sie die persönlichen Daten des Kunden wie Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Vertragspartner und die sogenannten Zusatzinformationen.
Vertragsstammdaten:
In diesem Bereich finden Sie die wichtigsten Vertragsinformationen wieder. Sie erkennen auf einen Blick, seit wann der Kunde bei Ihnen trainiert, welchen Betrag er aktuell offen hat, welche Sperren gesetzt worden und die Restsumme seiner Beiträge.
Abteilung und Gruppenzuordnung/Hinweisfeld:
Im unteren Teil der Kundenmaske befindet sich die Abteilung und Gruppenzuordnung sowie das Hinweisfeld.
Kundenfoto:
Damit Sie sich auch ein Bild von Ihren Kunden machen können, kann natürlich auch ein Kundenfoto erfasst werden.
Sollzahlen:
Die Kennzahlen geben einen Jahresüberblick der aktuelle Sollzahlen des Kunden. Die angezeigten Werte beinhalten die Vertragsbeiträge und den offenen Verzehr des Kunden.


Kunden suchen

Um einen Kunden aufzurufen, gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen über die sogenannte "Schnellsuche" oben rechts oder mittels der Suchmaske über einen Klick auf die Lupe (empfohlen) in der Funktionsleiste.

Kundensuche mit der Schnellsuche
Zum schnellen Auffinden von Personen geben Sie oben rechts einfach den gewünschten Suchbegriff ein. Geben Sie den Namen, Vorname oder Mitgliedsnummer des Kunden ein und Ihnen wird der erste Treffer angezeigt. Handelt es sich hierbei nicht um das gesuchte Mitglied, drücken Sie ENTER und es öffnet sich die Suchmaske mit einer Übersicht aller Treffer.


Abbildung: Schnellsuche in der Kundenmaske
Die Kundensuchmaske

Eine weitere Möglichkeit einen Kunden zu suchen, ist die Suchmaske, die über das Lupensymbol auf der Kundenmaske aufgerufen werden kann. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, weil sie schneller und flexibler ist.

Schritt 1:
Klicken Sie auf die Lupe um die Suchmaske zu öffnen. Hier stehen Ihnen zur schnelleren Suche mehrere Einstellungen zur Verfügung. Über „Suche nach“ bestimmen Sie die Parameter, die für den Suchlauf abgefragt werden. Ist die Option „Suche in allen Studios durchführen“ aktiviert, wird in allen Studios gesucht. Ist die Option nicht aktiviert, wird nur im aktuellen Studio nach dem Mitglied gesucht. Ist die Option „Nur Aktive“ aktiviert, werden alle aktiven Kunden bei der Suche berücksichtigt. Ist die Option nicht aktiviert wird nach aktiven und inaktiven Kunden gesucht (empfohlen)
Schritt 2:
Geben Sie nun das Suchkriterium, sprich den Namen, die Mitgliedsnummer oder die BLZ des gesuchten Kunden, ein. In der Liste darunter werden Ihnen die Kunden ausgegeben, auf denen die Suche zutrifft. Wählen Sie über einen Doppelklick Ihren Kunden aus. Beachten Sie dabei, dass Sie unter Umständen in ein anderes Studio wechseln, sollte der Kunde nicht in dem aktuell angemeldeten Studio angelegt sein.

Abbildung: Schritt 1 + 2
Tipp aus der Praxis
Wenn Sie im Feld Suchkriterium „Mül Ha“ eingeben, werden alles Mitglieder angezeigt, die diese Buchstabenkombination in ihrem Namen tragen. Es werden alle „Müllers“ angezeigt deren Vorname mit „Ha“ beginnen. Alle anderen Kombinationen werden nicht angezeigt. Sie müssen also den Hausnamen nicht komplett ausschreiben. Das spart Zeit und führt Sie schneller zu Ihrem Suchergebnis.

Einen Kunden neu anlegen

Möchten Sie einen Kunden bearbeiten, der noch nicht in Ihrer Datenbank hinterlegt ist, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie in der Kundenmaske auf „Einfügen“. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Stammdaten des Neukunden eintragen.


Abbildung: Schritt 1
Schritt 2:
Nach dem Sie die Stammdaten erfasst haben, klicken Sie auf "Weiter", um die Bankverbindung, den Betreuer und die Benachrichtigungsformen zu erfassen. Auf der Folgemaske können Sie darüber hinaus festlegen, ob Sie die Daten an die Geräteschnittstelle (eGym, milon) übergeben möchten.


Abbildung: Schritt 2

Bitte beachten Sie die Anzeige der Dublettenprüfung. Sofern ein Kunde mit dem eingegebenen Namen und Vornamen bereits im System hinterlegt ist, wird er in dieser Tabelle angezeigt. So verhindern Sie, dass Kunden mehrfach im System hinterlegt werden. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag, kann dieser aufgerufen und einfach bearbeitet werden.

Schritt 3:
Geben Sie nun die Bankverbindung des Kunden an und wählen Sie die Standardzahlart aus. Wenn Sie dem Kunden später einen Vertrag zuordnen, kann die Zahlart jederzeit geändert und angepasst werden. Direkt darunter können Sie dei "Einstufung" des Mitgliedes vornehmen und einen Betreuer zuordnen.

Mit Hilfe der Kundeneinstufung können verschiedene Abläufe innerhalb der Software automatisiert oder festgelegt werden. Auch in Hinblick auf die statistischen Auswertungen sind die Einstufungen von Bedeutung. In den folgenden Übersichten möchten wir die einzelnen Einstellungen etwas näher erläutern.

Einstufung

Einstufung Erläuterung
Mitglied Mitglied ist jeder Kunden mit einem aktiv laufenden Vertrag. Mitglieder werden für die Statistiken entsprechend berücksichtigt.
Mitarbeiter Werden die Mitarbeiter über die Mitarbeiterverwaltung erfasst, werden diese ebenfalls in der Kundenverwaltung mit diesem Status angelegt. Es können unter anderem spezielle Miarbeiterpreise für den Verkauf in der Artikelverwaltung definiert werden.
VIP-Gruppe Ein Mitglied welches bestimmte Konditionen für Getränke oder Verzehr enthält, kann in eine sogenannte VIP-Gruppen eingeteilt werden. Die Preise werden in der Artikelverwaltung festgelegt.
Interessent Wird ein Kunde über den Terminplaner erfasst, erhält er automatisch den Status Interessent. Interessenten werden für keine Statistik berücksichtig.
Interessent ohne Lasteinzug Dieser Typ unterscheidet sich lediglich darin, dass diese nicht für den Einzug berücksichtigt wird.
Tagesgast Kunden mit dem Status "Tagesgast" finden keinerlei Berücksichtigung in den Statistiken und es kann kein Guthaben für diese Kunden aufgebucht werden. Dies verhindert Fehler bei der Vergabe von Guthaben im Checkin.
Inaktiv Kunden deren Vertrag abgelaufen ist, können die Status "inaktiv" erhalten. Diese werden für Statistiken nicht berücksichtigt.

Im Abschnitt "Betreuungsinformationen" können Sie einen Erst- und Zweitbetreuer festelegen. An dieser Stelle legen Sie den Trainingsbetreuer fest. Weiterhin können Sie bei der Vertragszuordnung noch einen Verkäufer und Bearbeiter festlegen. Für den 1. Betreuer können über den Betreuungsplaner automatisch Aufgaben erzeugt werden. Ist ein Betreuer krank oder im Urlaub können Betreuungsaufgaben automatisch an den 2. Betreuer übergeben werden.

Sofern der Kunde über eine bestimmte Werbeaktion gewonnen werden konnte, kann diese bereits hier erfasst werden. Werbeaktionen werden im Pool:Werbeträger festgelegt.

Auf der rechten Seite im Abschnitt "Betreuungsinformationen" können Sie die Benachrichtigungsformen für den Kunden definieren. Soll der Kunden für E-Mail Newsletter, den Versand von SMS-Nachrichten oder bei der Erstellung von Serienbriefen berücksichtigt werden, können Sie die entsprechenden Optionen auswählen.

 

Mit der Option "Kundendaten an Geräteschnittstelle übertragen" legen Sie fest, ob die Daten an die Schnittstellen wie eGym oder milon weiter gegeben werden. Sofern der Haken aktiv ist, werden nach Anlage des Kunden, die für die Schnittstelle vorgesehenden Daten übertragen. Weiter Informationen zu den einzelnen Schnittstellen finden Sie hier.



Abbildung: Schritt 3

Klicken Sie auf „Kunden anlegen“ wird der neue Kunde in der Datenbank angelegt und Sie können über das normale Mitgliedsmenü die weitere Bearbeitung vornehmen.


Stammdaten bearbeiten

Haben Sie Ihren Kunden aufgerufen, so können Sie in der Kundenmaske die Stammdaten wie Name, Geburtstag und Anschrift einfach bearbeiten. Klicken Sie in das zu bearbeitende Eingabefeld und geben Sie den gewünschten Text einfach ein.

PLZ | Ort ändern
Sofern Sie den Wohnort des Kunden bearbeiten möchten, gibt es hier eine Besonderheit. Um den Wohnort zu bearbeiten geben Sie im Feld "PLZ" die entsprechende Postleitzahl ein. Der dazugehörige Ort wird nun automatisch hinzugefügt. Natürlich kann es vorkommen, dass zu einer Postleitzahl mehrere Ortschaften hinterlegt sind. Sollte Ihnen nicht der richtige Wohnort angezeigt werden, klicken Sie auf die drei Punkte zwischen den beiden Feldern und wählen Sie mittels Doppelklick, den korrekten Wohnort aus. Sollte die Postleitzahl oder der zugehörige Ort nicht existieren, klicken Sie auf das "blaue Pluszeichen" hinter dem Feld Ort und geben Sie die Daten ein.
Telefon und Mobilnummer
Für die Telefonummer und die Mobilnummer stehen die entsprechenden Eingabefelder zur Verfügung. Möchten Sie weitere Nummern erfassen, klicken Sie einfach auf die drei Punkte hinter dem Feld "Mobil" und geben Sie weitere Nummern ein. Sie können unbegrenzt viele Nummern erfassen.
Gesetzlicher Vertreter
Für den Fall, dass der Vertragspartner nicht gleich dem nutzungsberechtigtem Kunden ist, z.B. bei Minderjährigen, bietet Ihnen das Feld „gesetzlicher Vertreter“ die Möglichkeit, den tatsächlichen Vertragspartner und somit Ansprechpartner im Falle von Stornierungen oder Kündigung zu hinterlegen. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte hinter dem Feld "Gesetzl. Vertreter" und geben Sie die Daten des gesetzlichen Vertreters ein. Um einen gesetzlichen Vertreter hinterlegen zu können, ist die Eingabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich. Der gesetzliche Vertreter muss mind. 18 Jahre alt sein.


Abbildung: Eingabemaske für den gesetzlichen Vertreter
Zusatzinformationen
Sicherlich gibt es neben den Stamm- und Kontaktdaten noch weitere Informationen die Sie für ihre Kunden hinterlegen möchten. So zum Beispiel die Krankenkasse oder den Beruf. Dafür haben wir die Zusatzinformationen vorgesehen. Wenn Sie auf die drei Punkte hinter dem Feld „Zusatzinformationen“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie diese Daten eingeben können.Im unteren Teil sehen Sie die Eingabefelder für die Zusatzinformationen. Die Bezeichnung der Felder können Sie individuell anpassen unter "Einstellungen:weitere Einstellungen:Einstellungen Zusatzfelder".


Abbildung: Zusatzfelder beschriften

Wechseln Sie jetzt wieder zurück auf das Mitglied, rufen Sie die Zusatzinformationen auf. Sie sehen jetzt die soeben eingegebenen Beschriftungen und können mit der Eingabe der Zusatzdaten beginnen. Möchten Sie in den Feldern mit DropDown-Funktion Wahlmöglichkeiten anlegen, geben Sie in der Zeile „Wert hinzufügen/löschen“ die entsprechende Bezeichnung ein und klicken dann auf „Hinzufügen“. Möchten Sie eine Bezeichnung ändern, wählen Sie in der obersten Zeile den zu bearbeitenden Eintrag, geben in der Zeile „Wert hinzufügen/löschen“ die neue Bezeichnung ein und klicken dann auf „Bearbeiten“. ACHTUNG: Die Änderung wird nur dann übernommen, wenn Sie die darauffolgende Abfrage mit „Ja“ bestätigen. Berücksichtigen Sie, dass die Änderung bei allen Kunden mit dem entsprechenden Eintrag vorgenommen wird. Klicken Sie anschließend auf "OK" um die Eingaben zu speichern. Es erscheint jetzt ein Haken im Feld Zusatzinformationen. So sehen können Sie schnell erkennen, bei welchem Kunden Informationen erfasst worden sind.



Abbildung: Zusatzfelder bearbeiten
Vertragsdaten
Die Vertragsdaten geben Ihnen einen zusammengefassten Überblick der wichtigsten Vertragsinformationen.

Vertragsfelder

Vertragsfeld Erläuterung
Mitglied seit/bis Das Feld „Mitglied seit“ wird bei der Anlage des Kunden mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt (Tag des Erstkontaktes) und kann nach Bedarf von Ihnen geändert werden. „Mitglied bis“ gibt das Ende des letzten aktiven Vertrages aus und ist nicht manuell änderbar.
Gezahlt Summe aller bis heute fälligen und bezahlten Posten (Beiträge, Sonderpauschalen, Verzehr etc.)
Offen Summe aller bis heute fälligen und unbezahlten Posten (Beiträge, Sonderpauschalen, Verzehr etc.)
Restsumme Summe aller unbezahlter Posten die bis Ende der Laufzeit irgendeiner Mitgliedschaft noch fällig werden.
zuletzt Zeitpunkt der letzten Zahlung
Mahnstufe Aktuelle Mahnstufe des Kunden. Diese wird automatisch vom Mahnlauf erzeugt oder kann händisch bearbeitet werden.
Guthaben Betrag für den aktuellen Stand des Verzehrguthaben des Kunden. Mit einem Klick auf das Feld, kann die Guthabenhistorie aufgerufen werden.
Mahnsperre Hat der Kunde die letzte Mahnstufe erreicht, wird automatisch eine Mahnsperre aktiviert. Der Kunde ist somit vom Mahnlauf ausgeschlossen.
Rechnungssperre Der Kunde hat eine Rechnungssperre und ist vom Rechnungslauf ausgeschlossen. Sie können die Rechnungssperre händisch aktiveren, sofern ein Kunde keine Rechnung erhalten soll.
DTA-Sperre Der Kunde hat eine DTA-Sperre und ist vom Lasteinzug ausgeschlossen. Es werden keine Einzüge beim Kunden erzeugt und er bekommt gleichzeitig eine Zutrittssperre.
Inkassosperre Hat der Kunde die höchste Mahnsutfe erreicht, wird automatisch eine sogenannte Inkassosperre gesetzt. Der Kunde ist somit vom Mahnlauf und Lasteinzug ausgeschlossen und bekommt gleichzeitig eine Zutrittssperre!
RE-Adresse Hier kann die Rechnungsadresse des Kunden hinterlegt werden. Weicht die Rechnungsadresse von der Anschrift des Kunden ab, kann diese hier hinterlegt werden.
Tipp aus der Praxis
Sie möchten darüber informiert werden, wenn ein Kunde trotz Zutrittsverbot eingecheckt wird? Dann können Sie sich eine entsprechende E-Mail darüber zukommen lassen. Die erforderlichen Einstellungen nehmen Sie vor unter Mitarbeiter und Mitarbeiterrechte. Begeben Sie sich in die Benutzergruppe, die eine Benachrichtigung erhalten soll und aktivieren Sie im oberen Bereich die Option „Fehlerhafte CheckIns sollen dieser Gruppe per E-Mail zugestellt werden.

Abteilungen & Gruppen
In der Kundenmaske können Sie Kunden bestimmten Abteilungen und Gruppen zuordnen. Statistische Auswertungen lassen sich hiermit genauer vornehmen. Abteilungen können unterschiedliche Gruppen beinhalten. Abteilungen und Gruppen können Sie in der Manage unter dem Menüpunkt Pools:Abteilungen festlegen.

Tipp aus der Praxis
Sie haben Kooperationen mit mehreren Firmen? Dann legen Sie doch einfach eine Abteilung „Firmenfitness“ an und wählen als Gruppen die unterschiedlichen Firmen. So können Sie sich unter dem Menüpunkt Statistik:Abteilungen ausgeben lassen, wie viele und welche Ihrer Kunden über welche Firma abzurechnen sind.

Hinweisfeld
Das Hinweisfeld ist ein wichtiges Instrument zur Kommunikation zwischen der Verwaltungskraft und dem Mitarbeiter beim CheckIn. Ist hier ein Text hinterlegt erscheint dieser, je nachdem wie Ihr Check-In konfiguriert ist z.B. in der Aktionsauswahl beim CheckIn. Ist ein Hinweis hinterlegt, so wird bei einem automatischen Check-In der Zugang verwehrt. Stellen Sie daher sicher, dass in dieses Feld nur wirklich wichtige Informationen wie z.B. das Fehlen von Unterlagen oder der Bankverbindung notiert werden. Ist ein Hinweis hinterlegt, so ist bei dem Kunden im Checkin/out-Modul in der Spalte H eine Sprechblase zu sehen. Gehen Sie dort mit dem Mauszeiger drauf, wird der Hinweis sichtbar. Alternativ können Sie auch mit Check-In Memos arbeiten. Diese blockieren nicht den Zutritt und öffnet beim CheckIn des Kunden in einem gesonderten Fenster, das für Ihre Mitarbeiter nicht zu übersehen sein sollte.

Kundenfoto

In der Kundenmaske sehen Sie rechts das Kundenbild. Um ein neues Bild dem Kunden zu zuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Fläche für das Kundenfoto. Es öffnet sich nun der Dialog zum Hinterlegen des Bildes.
Schritt 2:
Ist eine Kamera an Ihr System angebunden, klicken Sie auf „Livebild“ um diese zu aktivieren. In der Bildvorschau sehen Sie das Livebild der Kamera. Möchten Sie nun ein Bild festhalten, klicken Sie auf „Foto aufnehmen“. Möchten Sie ein Bild einspielen, das bereits auf Ihrem Computer gespeichert ist, können Sie dieses über das Feld „Bild laden“ beim Kunden hinterlegen. Bestätigen Sie die Wahl des Bildes mit „OK“.


Abbildung: Dialog Kundenfoto zuordnen

Übersicht der Funktionsleiste

Im oberen Teil der Kundenmaske, sehen Sie die sogenannte "Funktionsleiste". Deren Funktionen möchten wir kurz erläutern.



Abbildung: Funktionsleiste Kundenmaske
Löschen
Mit Klick auf das Feld „Löschen“ wird der aktuelle Kunde unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Aus diesem Grund wird diese Aktion zweifach gesichert. Im Folgenden wird die Ausführung nochmals erfragt. Möchten Sie den Kunden wirklich löschen, bestätigen Sie mit „Ja“. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, klicken Sie auf „Nein“. Haben Sie die Frage mit „Ja“ bestätigt, bedarf es der Eingabe des Mitarbeiterkurzzeichens. Bestätigen Sie nun die Eingabe mit „OK“ ist der Kunde aus Ihrer Datenbank entfernt. Diese Funktion kann über ein Recht in der Rechteverwaltung bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Halten Sie die Gruppe der befugten Mitarbeiter klein, um einen Missbrauch der Funktion zu vermeiden.
Aufgabe
Aufgaben sind ein Bestandteil des Aidoo Betreuungssystems. Klicken Sie auf das Feld „Aufgabe“, können Sie in dem sich öffnenden Fenster neue Aufgaben anlegen. Dies kann zum Beispiel eine Wiedervorlage als kleine Erinnerung sein, den Vertrag noch einmal zu prüfen. Oder Sie haben eine Rückfrage an den Kunden, diesen aber telefonisch nicht erreichen können, dann ist auch hier eine kleine Aufgabe sehr sinnvoll. Die Aufgaben können Sie im Menuepunkt Betreuung eingesehen und bearbeitet werden.


Abbildung: Kundenaufgabe anlegen
Mitglied übertragen
Mit einem Klick auf das kleine rote Dreieck im oberen Teil der Kundenmaske transferieren Sie Mitglieder von einem Studio in ein anderes Studio. Nachdem Sie das Studio ausgewählt haben, in das der Kunde wechseln soll, haben Sie die Möglichkeit den Transfer mit Wechsel oder ohne Wechsel durchzuführen. Transfer mit Wechsel bedeutet, dass Sie mit dem Kunden in das gewählte Studio wechseln. Dafür klicken Sie „Transfer & Wechsel“. Sie befinden sich nun in dem gewählten Studio. Klicken Sie auf das Feld „Transfer“, wird nur der Kunde in das gewählte Studio transferiert. Sie bleiben im angemeldeten Studio, springen jedoch auf den nächsten Kundendatensatz. Berücksichtigen Sie, dass mit dem Transfer kundenbezogene Daten wie CheckIn’s, Beitragszahlungen, Verträge usw. ebenfalls in das gewählte Studio übergehen.
Betreuungsmodus aufrufen
Über das Informationssymbol gelangen Sie in den Aidoo Betreuungsmodus.
Blätterfunktion
Mittels der beiden grünen Pfeile können Sie das alphabetisch vorherige und nächste Mitglied auswählen.

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