Mitarbeiterverwaltung

Aufbau Mitarbeiter

In der Mitarbeiterverwaltung werden die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt. Neben den wichtigsten Kontaktdaten werden auch die Logindaten und die Funktionen im Unternehmen erfasst. Über die Rechteverwaltung kann die Zuteilung der Benutzerrechte innerhalb der Software vorgenommen werden.

Im oberen Bereich befindet sich wieder unsere Funktionsleiste zum Anlegen, Bearbeiten und Positionieren der Mitarbeiter im Terminplaner. Direkt darunter befinden sich die Anzeigeeinstellungen. Darunter sehen Sie die Übersicht mit allen bereits erfassten Mitarbeitern.


Die Tabelle beinhaltet den Namen, die Logindaten, den Status des Mitarbeiter, die Rechtegruppenzuordnung, die Funktionen im Unternehmen, die Kontaktdaten und die Positionierung im Terminplaner.

Abbildung: Aufbau Mitarbeiterverwaltung in der Aidoo Manage

Mitarbeiter erfassen

Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen erläutern, wie Sie einen neuen Mitarbeiter erfassen. In wenigen Schritten zeigen wir auf, wie man einen Mitarbeiter anlegt und diesem anschließend die entsprechenden "Gruppenrechte" zuordnet. Zum Anlegen eines neuen Mitarbeiter gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:
Starten Sie die Aidoo Manage und wechseln Sie in den Punkt "Mitarbeiter".
Schritt 2:
Klicken Sie innerhalb der Mitarbeitermaske auf "Neu".
Schritt 3:
Geben Sie die Stammdaten und die Logininformationen des Mitarbeiter ein. Das Kurzzeichen wird unter anderem für die Bestätigung von Eingaben des Mitarbeiter z.B. Termineingaben, Buchungen, Stornierungen usw. benötigt. Sie sollten daher ein kurzes Zeichen wählen.

Tipp aus der Praxis
Achten Sie bei der Vergabe des Loginnamen darauf, Namen zu verwenden die sich nicht so schnell wiederholen. Bewährt hat sich die Kombination aus dem Vor- und dem Nachnamen. Bei kleinen Unternehmen nehmen Sie jeweils die ersten zwei Buchstaben des Vor- und Nachnamens. Bei größeren Unternehmen ab 40 Mitarbeitern die ersten drei Buchstaben. z.B Loginname Heike Fischer „hefi“ oder „heifis“. Achten sie auch bei jedem Mitarbeiter auf die Vergabe einer individuellen Farbe. Dies erleichtert später den Überblick im Dienstplaner.

Schritt 4:
Hinterlegen Sie im Anschluss die Kontaktdaten.
Schritt 5:
Ordnen Sie ggf. dem Mitarbeiter ein Foto zu. Sie können über "Livebild aktivieren" ein Foto über eine angeschlossene Kamera aufnehmen oder über die Funktion "Bild laden" ein bereits auf dem PC gespeichertes Bild zuordnen.

Eingabefelder Grunddaten

Eingabefeld Erläuterung
Name Geben Sie hier den Namen des Mitarbeiter an.
Vorname Geben Sie hier den Vornamen des Mitarbeiter an.
Kurzzeichen Das Kurzzeichen wird für Dateneingaben z.b. bei Terminen oder beim Verkauf benötigt. Hier sollten ggf. die Anfangsbuchstaben vom Namen und Vornamen gewählt werden.
Login Legen Sie hier den Loginnamen fest. Es empfiehlt sich eine Kombination aus Vorname und Nachname z.B. S. Müller.
Passwort Vergeben Sie hier ein Passwort für die Anmeldung. Das Passwort und der Login werden auf Wunsch dem Mitarbeiter per E-Mail zugestellt.
Karte Sofern Sie für die An- und Abmeldung ein Kartensystem benötigen, wird die Karte hier hinterlegt.
Abmeldg. Dieser Wert gibt die Zeit an, in der eine automatische Abmeldung vom System erfolgt, sofern der Mitarbeiter keine Aktion innerhalb der Software durchführt.
Farbe Die Farbe wird unter anderem im Dienstplaner verwendet. Mit einem Klick auf das Farbfeld öffnet sich dieses und es kann eine Farbe ausgewählt werden.
Geschlecht Hier geben Sie das Geschlecht an.
Geb.-dat Das Geburtsdatum des Mitarbeiters.
Aktiv Der Status legt fest, ob ein Mitarbeiter in der Software aktiv oder inaktiv gesetzt ist. Inaktiv bedeutet, der Mitarbeiter wird an relevanten Stellen ausgeblendet. So müssen Sie den Mitarbeiter nicht löschen und neu erfassen, wenn er für einen längeren Zeitraum nicht bei Ihnen tätig ist.
Vertreter Der Vertreter wird für Urlaubstage hier erfasst. Fällt der Mitarbeiter aus, wird der Vertreter mit den Aufgaben vertraut.
Std.-satz Hier können Sie den Bruttostundensatz für den Mitarbeiter hinterlegen.
Termine zust. Möchten Sie, dass der Mitarbeiter per E-Mail über seine Termine informiert wird, so können Sie das hier einstellen. Legen Sie einfach den Zeitraum für die Erinnerung fest.
Kontaktinformationen Unter dem Abschnitt werden alle relevanten Kontaktdaten wie Anschrift und Telefon hinterlegt.
Mitarbeiterfoto Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Foto zuordnen. Sie können ein bereits vorhandenes Bild laden oder ein Livebild mit einer Webcam erstellen.

Die folgende Abbildung zeigt die Eingabemaske für die Grund- und Kontaktdaten für den Mitarbeiter.



Abbildung: Eingabefenster für die Grunddaten eines Mitarbeiter
Schritt 6:
Klicken Sie oben auf "Einstellungen", um die weitere Optionen für den Mitarbeiter zu aktivieren.
Schritt 7:
Nehmen Sie die Einstellungen nun vor und aktivieren Sie die Funktionen im Unternehmen. Zum Aktivieren einer Funktion klicken Sie diese einfach in der Tabelle an. Ist dort noch keine Funktion hinterlegt, können Sie diese unter dem Menüpunkt "Funktionen" innerhalb der Mitarbeiterverwaltung erfassen.

Eingabefelder Einstellungen

Eingabefeld Erläuterung
Mitarbeiter empfängt interne Nachrichten Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter interne Firmennachrichten empfangen kann.
Mitarbeiter empfängt E-Mail-Nachrichten Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter E-Mail-Nachrichten empfangen kann.
Mitarbeiter empfängt SMS-Nachrichten Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter SMS-Nachrichten empfangen kann. Nur wenn diese Option aktiv ist, werden zum Beispiel Terminbestätigungen dem Mitarbeiter zugestellt.
Über Mitarbeiter im Urlaub informieren Der Mitarbeiter bekommt einmal am Tag eine E-Mail mit den Namen der Mitarbeiter zugestellt, die sich aktuell im Urlaub befinden.
Mitarbeiter ist Kurstrainer Der Mitarbeiter steht in der Kursverwaltung als Kurstrainer zur Auswahl.
Mitarbeiter im Terminplaner aktiv Der Mitarbeiter wird im Terminplaner mit einer eigenen Terminspalte angezeigt, sofern er im Dienstplan eingetragen worden ist.

Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Eingabemaske für die Einstellungen des Mitarbeiter:



Abbildung: Eingabefenster für die Einstellungen eines Mitarbeiter
Schritt 8:
Klicken Sie auf „OK“ um die Eingabe zu speichern und den Mitarbeiter anzulegen. Es wird anschließend der Mitarbeiter angelegt und gleichzeitig in der Kundenverwaltung ein Eintrag erzeugt. Dieser Datensatz wird aber mit dem Status "Mitarbeiter" hinterlegt, damit dieser z.B. in keiner Statistik geführt wird.

Tipp aus der Praxis
Ihre Mitarbeiter müssen vielleicht von Zeit zu Zeit ihre Kontaktdaten ändern oder dürfen die Logindaten verändern. Allerdings sollte man sicherstellen, dass ausschließlich die eigenen Daten bearbeitet werden dürfen. Sie möchten sicherlich nicht, dass jeder Mitarbeiter die Daten der anderen einsehen und bearbeiten kann. Um dies zu ermöglichen ordnen Sie den Mitarbeitern bzw. der entsprechenden Rechtegruppe einfach das Recht "Benutzerrechte::Benutzer anzeigen" zu. In dem Fall darf der Mitarbeiter ausschließlich seine eigenen Daten bearbeiten.

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