Aidoo FAQ-Bibliothek


In unserer FAQ-Bibliothek finden Sie häufig gestellte Fragen und die passenden Antworten zu den einzelnen Modulen.

Selbstverständlich steht Ihnen unser Team während der gewohnten Supportzeiten telefonisch unter +49 0 28538 999 000 zur Verfügung. Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne!


In unserem Newsletter informieren wir Sie über alle Erweiterungen und Neuerungen, die Sie hier nachlesen können.

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FAQ - Aidoo Manage

Für den Verwendungszweck stehen zwei Eingabefelder zur Verfügung. Im ersten Feld können Sie folgende Variablen verwenden:

&posten&: Bezeichnung der Positionen, die eingezogen werden
&betrag&: Betrag der einzelnen Posten, die eingezogen werden
&betrag19%&: Der Betrag wird wie folgt ausgewiesen: Brutto: [BruttoBetrag] MwSt 19%: [MwStBetrag]
&faellig&: Fälligkeitsdatum der einzelnen Positionen
&buchungsnr&: Es wird eine Buchungsnummer erzeugt und ausgewiesen
&mitg_nr&: Die Kundennummer des Mitglieds
&Name&: Name des Kunden
&Vorname&: Vorname des Kunden

Für das zweite Eingabefeld können Sie einen festen Text verwenden wie z. B. den Namen des Unternehmens
Keine. Für das EDIFACT-Einzugsverfahren stehen aktuelle und zukünftig keine Variablen für den Verwendungszweck zur Verfügung.
Bevor Sie einen Verkäufer einer Mitgliedschaft zuordnen können, müssen Sie die Funktion bei Ihren Mitarbeitern hinterlegen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Punkt "Mitarbeiter" und anschließend in "Funktionen"

2. Klicken Sie oben auf "Neu" und geben Sie die Daten für die Funktion "Verkäufer" ein
Wichtig ist hierbei, dass Sie den Haken bei "Verkäufer" aktivieren!

3. Nach dem Klick auf "OK" wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter"

4. Wählen Sie nun einen Verkäufer aus und klicken Sie oben auf "Bearbeiten"
Im unteren rechten Bereich befinden sich die Mitarbeiterfunktionen - hier sollte jetzt die Funktion "Verkäufer" zur Auswahl stehen. Setzen Sie hier einfach den Haken, um dem Mitarbeiter diese Funktion zuzuordnen. Gehen Sie so bei allen anderen Verkäufern vor.

Fertig! Sie haben jetzt die Verkäufer festgelegt und können diese bei den Mitgliedschaften hinterlegen.
Bevor Sie eine Rundmail oder einen Serienbrief verfassen, müssen Sie die Empfänger selektieren. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Statistiken" und anschließend in "Individuell".
Nehmen Sie nun die entsprechende Auswahl der Kriterien für die Empfänger vor. Möchten Sie z. B. alle aktiven Kunden anschreiben, setzen Sie den Haken im Fenster 1 bei "Mit vollständiger Anschrift" und im Fenster 2 bei "Mit aktiver Mitgliedschaft".

2. Wechseln Sie in das Fenster "Sortierung" und stellen Sie die gewünschten Sortierkriterien ein.
Bei einer Briefsendung bietet sich die Postleitzahl an.

3. Klicken Sie anschließend auf "Anzeigen" oben rechts im Fenster.
Sie sehen jetzt

4 a) E-Mail: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie "Allen markierten Mitgliedern eine E-Mail schicken" aus.
Es öffnet sich nun das Fenster zum Versenden der E-Mail an alle angezeigten Kunden. Wählen Sie den Absender aus und geben Sie den Text der E-Mail ein. Nach dem Klick auf "Senden" wird die Nachricht verschickt und in den Bemerkungen und der Betreuungshistorie des Kunden vermerkt.

4 b) Serienbrief: Klicken Sie oben rechts auf das "Wordsymbol".
Wählen Sie nun die entsprechende Druckvorlage aus. Word öffnet sich nun im "Seriendruck"-Modus. Um sich die einzelnen Briefe anzeigen zu lassen, klicken Sie in Word auf "Vorschau Ergebnisse". Für die Erstellung der Anschreiben stehen verschiedene Druckvariablen zur Verfügung. Wie Sie diese nutzen und Vorlagen erstellen, erfahren Sie hier.
Sofern Sie nicht als Administrator unter Windows angemeldet sind und die Aidoo Manage aber als "Administrator" ausgeführt wird, kann es passieren, dass Sie keine Dokumente unter Mitglied:Dokumente mittels Drag & Drop hinterlegen können. Das Problem können Sie wie folgt lösen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Desktopsymbol "Aidoo Manage".

2. Klicken Sie nun auf "Eigenschaften" und auf "Erweitert"

3. Entfernen Sie den Haken "Als Administrator ausführen" und klicken Sie auf "OK".

Das Problem sollte nach einem Neustart der Software nicht mehr auftreten.
Stellen Sie die Farbtiefe auf dem Rechner auf mind. 24 Bit oder höher ein. Die Farbtiefe können Sie mit einem Rechtsklick auf den Desktop und unter Eigenschaften einstellen. Dieser Vorgang kann je nach Betriebssystem abweichen.
Die Terminbestätigung
Eine Terminbestätigung wird immer direkt nach dem Anlegen eines Termins verschickt. Die Terminbestätigung erfordert keinerlei Zusatzprogramm und kann mit den entsprechenden Einstellungen verschickt werden. Die Terminbestätigung wird dem Kunden mit einem Standardtext zugestellt. Der Text kann anders als bei einer Terminerinnerung nicht verändert werden!

Die Terminbesätigung können Sie unter "Termine" und "Termingruppen" aktivieren. Wählen Sie einfach die gewünschte Terminart aus und klicken diese doppelt mit der linken Maustaste an. In dem sich öffnenden Fenster stellen Sie unter "Bestätigung" die gewünschte Option ein. Je nach Auswahl wird die Bestätigung immer verschickt oder Sie werden vom System gefragt, ob die SMS verschickt werden soll (Fragen) oder es wird nie eine Bestätigung versandt.

Die Terminerinnerung
Die Terminerinnerung wird im Gegensatz zur Terminbestätigung nach einer von Ihnen selbst vorgegebenen Zeit an den Kunden verschickt. Sie können selbst festlegen, wann der Kunde eine SMS erhalten soll. Darüber hinaus können Sie auch die Texte für eine Terminerinnerung pro Terminart festlegen. Die Terminerinnerung kann jedoch nur mit einem Zusatzprogramm genutzt und aktiviert werden. Dieses Programm wird von unserem Supportteam installiert und nach Ihren Vorgaben konfiguriert. Auch der Versand von Geburtstags-SMS oder Abwesenheits-SMS ist hiermit möglich.

Sofern Sie diese Möglichkeiten des SMS-Versands nutzen wollen, rufen Sie uns unter +49 28538 999 000 an und vereinbaren Sie einen Termin für die Einrichtung oder senden Sie eine Mail an support@aidoo-software.de
Nein, die Empfänger werden als BCC (BlindCarbonCopy) eingetragen. Einziger zusätzlich sichtbarer Empfänger ist die Absenderadresse (Studio-E-Mail-Adresse)
Gar nicht. Artikel bzw. Verzehr kann nur komplett oder gar nicht bezahlt werden. Gehe ich zum Bäcker und kaufe mir ein Brot, kann ich es auch nicht nur zur Hälfte bezahlen.
In der Kundenkartei können zwei verschiedene Bankverbindungen erfasst werden. Einmal für Kursbuchungen und den Verzehr und zum anderen für jeden Vertrag. Sofern unter "Mitglied" und "Bank" die Bankverbindung hinterlegt ist, prüfen Sie die Angaben bei den Verträgen.

1. Klicken Sie im Menübaum auf einen Vertrag

2. Klicken Sie in der Vertragsmaske oben auf "Bank"

3. Prüfen Sie, ob die Kontodaten vollständig erfasst wurden.

4. Prüfen Sie ggf. alle anderen Vertragsbankverbindungen.

In den "Einstellungen" unter "Weitere Einstellungen" finden Sie eine Option, die den Abgleich der Bankverbindungen automatisch vornimmt. Die Option "Einheitliche Bankverbindung beim Kunden" gleicht bei der Eingabe einer Bankverbindung an einer Stelle alle anderen Kontodaten ab. Sie müssen die Bankverbindung somit nur einmal erfassen. Aber Vorsicht, es können dadurch keine unterschiedlichen Bankverbindungen mehr erfasst werden. Möchte der Kunden beispielsweise die Beiträge von einem Firmenkonto und den Verzehr von seinem Privatkonto abbuchen lassen, ist dieses Szenario mit der aktiver Option nicht mehr möglich.
Wie wandle ich einen Vertrag?
Um einen Vertrag in die neue Aboform wandeln zu können, klicken Sie in der Aidoo Manage den entsprechenden Vertrag an. Bei einem Wochenabo finden Sie die Wandelfunktion auf der Vertragsmaske oben im Menü. Bei einem Monatsabo finden Sie diese Funktion im Fenster "Bank". Klicken Sie die jeweilige Schaltfläche zum Wandeln des Vertrages einfach an.

Was muss ich nach dem Wandeln beachten bzw. prüfen?
Das Wichtigste nach der Wandlung eines Vertrages ist die Datenüberprüfung. Sie müssen sich folgende Vertragsinformationen genau anschauen und diese mit dem "Altvertrag" abgleichen:
    1. Vertragsbeginn und Vertragsende
    2. Den Beitragskalender
    3. Die Vollständigkeit der Buchungen
    4. Den ersten richtigen offenen Beitragssatz
    5. Die Ruhe- und Bonuszeiten
    6. Das Zahlintervall
    7. Die Zusätze, Rabatte und Dynamiken

Sofern alle Daten und Informationen korrekt sind, können Sie den alten Vertrag löschen. Klicken Sie in der Vertragsmaske des "alten" Abos einfach auf löschen und bestätigen Sie den Vorgang mit Ihrem Kurzzeichen.

Unter Statistiken und "Vertragsliste" können Sie sehen, welche Verträge bereits gewandelt worden sind und welche noch umgewandelt werden müssen. An der Spalte "Typ" können Sie erkennen, um welche Aboform es sich handelt.
Grundsätzlich ist ein Betreuungsprofil erst mal allen Mitglieder zugeordnet. Sofern das "Profil" angelegt und gespeichert wurde, ist es sofort aktiv! Die Aufgaben werden also erzeugt, sofern die festgelegten Ereignisse (z. B. der 10. Checkin oder ein neuer Termin angelegt wird) eintreten. Das Profil "wartet" sozusagen darauf, dass das erste Ereignis eintritt und so die Aufgabe bei dem betreffenden Mitglied erzeugt wird.

Sollte es dennoch einmal notwendig sein, ein Profil "manuell" zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Planung einer Betreuungsaufgabe unter der Option "Aufgabe wird erzeugt wenn" einfach den Eintrag "sie manuell zugeordnet wird" aus.

2. Speichern Sie jetzt diese Aufgabe mit einem Klick auf "Fertig"

3. Wechseln Sie in das Modul "Statistiken" und anschließend auf "Individuell".

4. Selektieren Sie die gewünschten Mitglieder, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie den Eintrag "Allen markierten Mitgliedern ein Betreuungsprofil zuordnen" aus. Jetzt können Sie das Profil mit der manuellen Zuordnungsaufgabe auswählen und den Kunden zuordnen. Das Profil ist jetzt aktiv.
Die gewichtete Quote berechnet sich wie folgt: Alle Termine im Zeitraum * Erfolgreiche Termine des Mitarbeiters / Alle Termine des Mitarbeiters

Die Terminquote berechnet sich wie folgt: Alle Termine mit Erfolg des Mitarbeiters / Termine des Mitarbeiters
Dieser Fehler tritt dann auf, wenn eine Bankleitzahl eines der Kunden über weniger als 8 Stellen verfügt oder die Bankleitzahl komplett fehlt. In diesem Fall sortieren Sie in der Tabelle einfach die Spalte BLZ und prüfen, ob bei einem Kunden die Bankleitzahl fehlt oder ggf. nicht 8-stellig ist.
Jeden PC kann man als sogenannten "Arbeitsplatz" festlegen. Nur wenn der oder die Mitarbeiter auch das erforderliche Recht haben, sich an diesem Arbeitsplatz anzumelden, stehen diese in der Anmeldemaske zur Auswahl. Zum Überprüfen bzw. Einstellen der Rechte gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich an der Aidoo Manage an

2. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter" und anschließend auf "Mitarbeiterrechte"

3. Wählen Sie oben den gewünschten Mitarbeiter aus und prüfen Sie die Zuweisung der Arbeitsplätze.
Oben rechts unter "Arbeitsplätze" können Sie erkennen, welche Arbeitsstationen dem Mitarbeiter zugewiesen sind. An allen mit einem Haken aktivierten Arbeitsplätze darf der Mitarbeiter sich anmelden. Setzen Sie den entsprechenden Haken bei dem Arbeitsplatz, an dem sich der Mitarbeiter anmelden darf.
Damit Sie sich an einem neu angelegten Standort auch anmelden können, müssen Sie den Mitarbeitern das entsprechende Recht zur Anmeldung zuordnen. Für die Zuordnung gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich an der Aidoo Manage an

2. Wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter" und anschließend auf "Mitarbeiterrechte"

3. Wählen Sie oben den gewünschten Mitarbeiter aus und prüfen Sie die Zuweisung der Standorte.
Unten links unter "Standortauswahl" können Sie erkennen, welche Standorte dem Mitarbeiter zugewiesen sind. An allen mit einem Haken versehenen Standorte darf der Mitarbeiter sich anmelden. Setzen Sie die entsprechenden Haken für die Anmeldung.
Um den Vertragsausdruck nutzen zu können, müssen Sie eine Vertragsvorlage festlegen oder die Vorlagenüberprüfung deaktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Manage auf "Einstellung" und auf "Dokumentvorlagen".

2. Klicken Sie oben auf "Teil 2"

3. Wählen Sie unter Vertragsausdruck nun die entsprechende Vorlage aus oder wählen Sie in der Auswahlbox "Fragen ohne Vorlage" aus.
Fragen ohne Vorlage bedeutet, dass beim Klick auf das Druckersymbol der Öffnungsdialog öffnet und Sie eine entsprechende Vorlage selbst auswählen können.
Sicherlich kennen Sie das auch: Sie suchen einen Kunden und wissen nicht genau, wie der Name geschrieben wird. Um den Kunden auch zu finden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Möglichkeit: Platzhalter "*".
Wir suchen den Kunden Stephan Mayer und wissen nicht, wie der Name geschrieben wird. Wir geben in der Kundensuche nun "Ma*er St" ein. Jetzt werden alle Kunden aufgelistet in deren Name die Zeichen Maer und St vorkommen.

2. Möglichkeit: Leerzeichen
Angenommen, wir suchen den Namen Arik Budashin und wissen nicht, wie dieser richtig geschrieben wird. Dann geben wir einfach im Suchenfeld "Ar Bud" ein und es werden alle Kunden aufgelistet, deren Name diese Zeichen beinhaltet.
Um die Reihenfolge der Mitarbeiter im Terminplaner zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Manage auf "Mitarbeiter"

2. Klicken Sie auf den Spaltenkopf "Pos.-TP"
Die Anzeige kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Die Reihenfolge erkennen Sie an dem kleinen Pfeil. Sie sollten die Liste aufsteigend sortieren, beginnend mit der 1.

3. Nehmen Sie die Sortierung vor
Klicken Sie hierfür auf den Mitarbeiter, den Sie verschieben möchten. Positionieren Sie diesen nun anhand der grünen Pfeile in der Funktionsleiste. Sie können durch Klicken der Pfeile die Position des Mitarbeiters jetzt verändern.
Der Seriendruck mit Word unter Microsoft Windows hat manchmal das Problem, dass die Codepage der Datenquelle nicht korrekt erkannt wird. Wenn dieser Fehler auftritt, erscheint auf den Dokumenten statt dem gewünschten Text eine Folge von Sonderzeichen und Zeichen aus fremden Sprachen (z.B. Chinesisch). Um dieses Problem zu vermeiden gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie fest, welche Wordversion auf dem betroffenen PC installiert ist
Starten Sie hierfür Word und schauen Sie, welche Version auf dem Startbildschirm ausgewiesen wird. Eine detailierte Übersicht, wie Sie die aktuelle Version festellen können finden Sie unter folgendem Link

2. Starten Sie den Registrierungseditor
Klicken Sie hierfür auf das Windowssymbol oder Start und geben Sie im Suchenfeld regedit ein oder ab Windows 8 in der Programmsuche drücken Sie die Windowstaste+Q

3. Im Registrierungs-Editor Suche Sie folgenden Eintrag: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ [VERSIONSNUMMER] \ Word
Versionsnummern sind:
Word XP oder Word 2002 = 0
Word 2003 = 11
Word 2007 = 12
Word 2010 = 14
Word 2013 = 15

4. Nun muss ein neuer DWORD-Wert mit dem Namen „DefaultCPG“ angelegt werden.
Dabei muss [VERSIONSNUMMER] entsprechend ersetzen werden durch 9.0 (Word 2000), 10.0 (Word XP), 11.0 (Word 2003) bzw. 12.0 (Word 2007). Über einen Rechtsklick auf "Options" -> Neu -> DWORD-Wert(32bit), den Namen auf „DefaultCPG“ ändern(ohne ""). Über Doppelklick auf diesen neuen Eintrag muss den Wert 4e4 (Hexadezimal) bzw. 1252 (Dezimal) für Deutsch eingetragen werden. Dies ist der Zeichensatz Windows-1252 (entspricht ISO-8859-1). Für andere Sprachen muss die Nummer entsprechend ausgetauscht werden.

Nach einem Neustart von Word ist der Fehler anschließend behoben: Man versteht nicht mehr sprichwörtlich Chinesisch sondern bekommt einen lesbaren Text.
1. Kündigung verschickt:
Gibt das Datum an, an dem Word geöffnet und die Kündigung somit gedruckt wurde

2. Zutritte pro Monat (Vertragsbeginn - K-Eingang):
Gibt die durchschnittliche Zutrittsanzahl pro Monat vom Vertragsbeginn bis zum Eingang der Kündigung an.

3. Zutrritte pro Monat (Vertragsbeginn - Vertragsende):
Gibt die durchschnittliche Zutrittsanzahl pro Monat vom Vertragsbeginn bis zum Vertragsende an.

4. Kündigungseingang Monate nach Vertragsbeginn:
Gibt die Anzahl der Monate vom Vertragsbeginn an, die zwischen dem Vertragsbeginn und dem Eingang der Kündigung liegen. Dadurch kann sehr schnell der Zeitpunkt der Kündigung eingeschätzt werden. Hat das Mitglied in der Erstlaufzeit oder gegen Ende des Vertrags gekündigt.

5. Wert = Grundbeitrag pro Monat:
Gibt den durchschnittliche Beitrag des gekündigten Vertrages pro Monat an. Dynamiken, Rabatte und Zusätze sind hierbei nicht inbegriffen!

6. Gesamtwert = Grundbeitrag + ZL + Dynamiken pro Monat:
Gibt den durchschnittliche Beitrag des gekündigten Vertrages pro Monat an. Dynamiken, Rabatte und Zusätze sind hierbei mit einberechnet!

FAQ - Aidoo Checkin/out

Dies kann folgende Ursachen haben:
1. Die Zahlart Lasteinzug ist in den Optionen deaktiviert worden.
Rufen Sie im Checkin die Optionen auf, klicken Sie oben auf "Kasse" und prüfen Sie, ob der Haken bei "Zahlart Lasteinzug deaktivieren" gesetzt ist.

2. Der Kunde hat den Status "Interessent".
Rufen Sie hierfür das Betreuungsboard (Doppelklick auf das Bild in der Tabellenansicht) auf, wechseln Sie oben in die "Historie" und prüfen Sie den Punkt
"Einstufung". Setzen Sie diese ggf. auf "Mitglied".

3. Es ist keine Bankverbindung beim Kunden hinterlegt.
Rufen Sie in der Manage die Kundenkartei auf, wechseln Sie auf den Menüpunkt "Bank" und prüfen Sie, ob dort alle Angaben hinterlegt wurden.
Schlüsselsymbol
In dieser Spalte sehen Sie die noch verbleibenden Zutritte der Kunden. Es werden jedoch nur die Zutritte der Kunden angezeigt, deren Anzahl weniger als 100 beträgt. So können Sie Punktekartenkunden wie 10er Karten schneller identifizieren und bereits vor dem Ablauf der Zutritte gezielt ansprechen.
Symbol 'S'
Das 'S' steht für Status. Hier sehen Sie, welchen Status ein Kunde hat. Es gibt folgende Möglichkeiten:
M = Mitglied mit einem aktiven Vertrag
! = Kunde hat einen gekündigten Vertrag
? = Kunde hat keinen Vertrag mehr oder es handelt sich um einen Tagesgast
Die einzelnen Felder werden darüber hinaus noch farbig dargestellt. Die Farben haben folgende Bedeutung:
Rot = Vertragslaufzeit weniger als 12 Monate
Gelb = Vertragslaufzeit zwischen 12 und 24 Monate
Grün = Vertragslaufzeit länger als 24 Monate
Symbol 'V'
Grün = Normaler Beitragszeitraum
Gelb = Kunde hat eine Bonuszeit
Rot = Kunde hat eine Ruhezeit
Symbol 'G'
Das 'G' steht für Geburtstag. Hat ein Kunde Geburtstag, erscheint hier eine kleine Torte.
Symbol 'H'
Das Symbol steht für den Kundenhinweis. Ist ein Hinweis bei einem Kunden hinterlegt, leuchtet eine kleine Sprechblase auf. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, können Sie den Hinweis lesen. Mit einem Doppelklick springt das System in die Kundenkarteiansicht und Sie können den Hinweis bearbeiten.
Sybmol 'T'
Das 'T' steht für Termin. Hat ein Kunde einen Termin für den aktuellen Tag, erscheint ein Kalendersymbol. Der Termin muss also an diesem Tag stattfinden!
Symbol 'A'
Das Symbol steht für Abwesenheit in Tagen. War ein Kunde länger als x Tage nicht beim Training, erscheint hier ein Ausrufezeichen. Die Anzahl der Tage können Sie im Checkin unter Optionen und "Abwesenheit länger als" selbst definieren!
Symbol 'M'
Hat ein Kunde eine Mahn-, DTA- oder sogar Inkasso-Sperre, so erscheint an dieser Stelle ein Ausrufezeichen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein negativer Guthabenbetrag entstehen kann:

1. Indem man einen negativen Guthabenbetrag verkauft
Guthaben werden in der Artikelverwaltung als Produkt "Guthaben" angelegt. Wenn man nun für diesen Artikel einen negativen Betrag erfasst, kann ein negatives Guthaben beim Kunden entstehen.

2. Indem man Guthaben aufbucht, einen Artikel mit Guthaben bezahlt und dann die Guthabenaufbuchung wieder storniert
Ein kleines Beispiel: Sie buchen ein Guthabenbetrag in Höhe von 10 EUR auf. Damit bezahlt der Kunde seinen Verzehr in Höhe von 5 EUR. Es bleiben 5 EUR Guthaben über. Nun stornieren Sie versehentlich den Orginalguthabenbetrag in Höhe von 10 EUR und das Guthaben beträgt jetzt -5 EUR, ist also negativ.
Im folgenden Abschnitt möchten wir die wichtigsten Fragen zur Funktionsweise des Begrüßungsbildschirms kurz erläutern.

1. Wie starte ich den den Begrüßungsbildschirm?
Um den Begrüßungsbildschirm anzeigen zu lassen, starten Sie das Aidoo Checkin/out-Modul. Zum Aktivieren klicken Sie jetzt einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle und wählen die Option "Begrüßungsmaske anzeigen" aus. ACHTUNG! Diese Funktion steht in der Bildgalerie, der Anwesenheitsliste (Tabelle) und der Zutrittshistorie zur Verfügung. Aus der Steckbriefansicht heraus kann der Begrüßungsbildschirm nicht aufgerufen und aktiviert werden.

2. Was wird auf dem Begrüßungsbildschirm angezeigt?
a] Anstehende Kundentermine: Sofern ein Kunde einen Termin hat, wird dieser auf der Begrüßungsmaske angezeigt. Sie sehen die Uhrzeit des Termins, den Kunden und den zuständigen Betreuer. In der Terminverwaltung können Sie für jede Terminart festlegen, ob diese auf dem Begrüßungsbildschirm erscheinen soll oder nicht.

b] Ein- und Auscheckvorgänge: Sofern ein Kunde ein- oder auscheckt, wird ein kleiner Begrüßungstext angezeigt. Der Text kann für diese Anzeige nicht verändert werden. Jedoch können Sie die Inhalte bzw. welche Informationen angezeigt werden sollen, festlegen. Dazu gleich mehr.

3. Kann ich den Text für den Begrüßungsbildschirm ändern?
Das geht aktuell nicht. Texte können nicht verändert werden. Sie können aber einige Inhalte, die angezeigt werden sollen, selbst festlegen.

4. Wo kann ich die Inhalte für den Begrüßungstext festlegen?
Die Informationen bzw. Inhalte legen Sie im Checkin unter "Optionen" fest. Gleich auf der Einstiegsseite der Optionen finden Sie unten die Inhalte und können diese durch Setzen der Haken festlegen.
Nur Vorname
Auf der Begrüßungsmaske wird nur der Vorname des Kunden angezeigt.
Ohne Bild
Das Bild des Kunden wird auf der Begrüßungsmaske nicht angezeigt.
Verbleibende Zutritte
Die noch freien Zutritte des Kunden werden angezeigt. Diese Option eignet sich z. B. für Punktekarten.
Ende der Mitgliedschaft
Das Enddatum der Mitgliedschaft des Kunden wird angezeigt, also wann seine Mitgliedschaft offiziell endet.

5. Wo kann ich die Anzeigedauer für den Begrüßungstext festlegen?
Die Anzeigedauer können Sie ebenfalls in den "Optionen" unter "Konfig." und "Anzeige B-Bildschirm" festlegen

6. Auf welchem Monitor wird die Begrüßungsmaske angezeigt?
Sofern Sie die Begrüßungsmaske das erste Mal starten, wird diese auf dem aktiven Bildschirm angezeigt. Sofern Sie einen weiteren Monitor für die Anzeige der Begrüßungsmaske angeschlossen haben, können Sie diese einfach mit der Maus auf diesen Monitor ziehen. Die Begrüßungsmaske wird beim nächsten Start wieder dort angezeigt.

7. Wie kann ich den maximierten Bildschirm wieder beenden?
Fahren Sie mit der Maus über den oberen rechten Bereich des Begrüßungsbildschirms. Sofern Sie die richtige Position gefunden haben, hebt sich diese kurz etwas ab. Klicken Sie auf diese Fläche - der Begrüßungsbildschirm wird verkleinert und Sie sehen oben rechts die Funktionen "Maximieren" und "Schließen".
Es gibt 3 Möglichkeiten, wie Sie Rabatte für den Verkauf einstellen und nutzen können.

1. Sie können Rabatte für verschiedene Kundengruppen fest vorgeben.
Wir unterscheiden grundsätzlich folgende Kundengruppen für den Verkauf von Produkten: Mitglieder, Mitarbeiter, VIPs. Die Einstufung einer Person nehmen Sie im "Betreuungsmodus" unter "Historie" oder unter "Mitglied", "Erweiterte Daten" und "Betreuung" vor. Sie können in der Artikelverwaltung für diese Kundengruppen pro Artikel die gewünschten Verkaufspreise festlegen. Wechseln Sie hierfür in die Artikelverwaltung und klicken Sie den gewünschten Artikel doppelt mit der linken Maustaste an. In dem sich öffnenden Bearbeitungsfenster sehen Sie unten das Feld "VK-Gruppe". Direkt darunter sehen Sie den "VK-Preis". "Standard" bedeutet hierbei der Verkaufspreis für Mitglieder. Wählen Sie im Feld "VK-Gruppe" z. B. "Mitarbeiter" aus, können Sie jetzt einfach den Preis darunter für diese Gruppe festlegen. Genauso verfahren Sie mit den Gruppen "VIP-Gruppe 1 und 2". Je nach Auswahl wird der dazugehörige Preis angezeigt. So können Sie für jeden Artikel und jede Personengruppe die dazugehörigen Preise festlegen. Diese werden beim Verkauf im Checkin automatisch bei der Auswahl eines Produkte genutzt.

2. Definieren Sie feste Rabattstufen für den Verkauf im Checkin/out
Für den Verkauf können Sie neben der eben aufgezeigten Möglichkeit auch bis zu vier feste Rabatte vergeben. Diese Rabatte sind an keine Personengruppen gebunden und können für jeden Verkaufsvorgang genutzt werden. Die Rabattstuffen stellen Sie im Checkin unter "Optionen" und "Kasse" ein. ACHTUNG: Hierfür benötigen Sie natürlich die entsprechenden Rechte! Im Fenster "Kasse" finden Sie ganz unten die Einstellmöglichkeiten für die Rabatte. Geben Sie hier die gewünschten Werte ein. Anschließend stehen diese in der Verkaufsmaske zur Verfügung. Wählen Sie einen Kunden aus, klicken Sie auf "Verkauf", wählen Sie ERST die gewünschte Rabattstufe aus und ANSCHLIEßEND den Artikel. Dieser wird jetzt beim Kunden mit dem Rabatt eingebucht. Möchten Sie den Rabatt jetzt wieder deaktivieren, um ein weiteres Produkt ohne Rabatt einzubuchen, klicken Sie auf das Feld "Ohne" unter den Rabatten.

3. Nutzen Sie die "Happy Hour"-Funktion für Rabattaktionen
Die "Happy Hour"-Funktion ermöglicht es Ihnen, Rabattaktionen taggenau, zeitgenau und für bestimmte Produktgruppen festzulegen. Möchten Sie z. B. immer am Mittwoch von 18 bis 20 Uhr alle Eiweißgetränke mit 50 % Rabatt verkaufen, können Sie dies mittels einer "Happy Hour" ermöglichen. Klicken Sie zum Erstellen auf "Artikelverwaltung" und anschließend "HappyHour" in der Aidoo Manage. Klicken Sie jetzt oben auf "Neu", geben Sie eine Bezeichnung ein und nehmen Sie die Einstellungen für die HappyHour vor. Wählen Sie die Art der Happy Hour aus, legen Sie die Wochentage und die Uhrzeit fest und wählen Sie anschließend die Produkte aus. Sofern Sie den Haken unter "Nur auf ausgewählte Produkte" setzen, werden die Happy Hour Preise nur für angehakte Produkte genutzt. Ohne Haken gelten die Preise für alle Produkte.

FAQ - Aidoo Sales

Um den Zusatzverkauf im Sales zu aktivieren, müssen Sie lediglich die entsprechenden Produkte in der Artikelverwaltung festlegen. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in der Manage auf den Menüpunkt "Artikelverwaltung".

2. Wählen Sie jetzt den gewünschten Artikel aus und öffnen Sie die Bearbeitungsmaske.
Klicken Sie zum Öffnen auf das "Bearbeitungssymbol" oder doppelt mit der linken Maustaste auf den Artikel.

3. Setzen Sie den Haken bei "Im Sales verkaufbar" auf der rechten Seite.

4. Klicken Sie oben auf "Erweitert".
Hier finden Sie die beiden Felder "Sales Zeile 1" und "Sales Zeile 2". Hier können Sie die Bezeichnung für den Artikel für die Darstellung in der "Kachel" im Sales definieren, da die Produktbezeichnungen oftmals zu lang sind, um diese dort darzustellen. Die beiden Eingabefelder sind für eine optimale Darstellung der Produktbezeichnung im Sales vorgesehen. Geben Sie pro Zeile max. 12 Zeichen ein.

5. Klicken Sie oben auf "Bilder", um die Produktbilder für den Zusatzverkauf zu hinterlegen
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bild Salesbeschreibung" und wählen Sie ein Produktbild aus. Es öffnet sich die "Bildausschnitt Bearbeitungsmaske". Der schwarze Rahmen zeigt Ihnen den späteren Anzeigebereich im Sales an. Verschieben Sie diesen einfach mit der Maus, vergrößern oder verkleinern Sie den Ausschnitt für die gewünschte Darstellung und klicken Sie abschließend auf "OK".
Im Prinzip existiert kein Unterschied zwischen den Zusatz- und Premiumleistungen. Sie können bestimmten Leistungen für den Verkauf eine gewisse Wertigkeit geben und diese als Premiumleistung definieren. Es bietet sich an, höherpreisige Leistungen als Premiumleistungen festzulegen und somit die Wertigkeit dieser Leistung deutlich zu machen.
Diese Option ermöglicht es Ihnen, entweder für alle Pakete die Anzahl der freien Zusatz- und Premiumleistungen einzustellen oder für jedes Paket separat festzulegen. Hat jedes Paket dieselbe Anzahl an freien Leistungen, können Sie unter "Einstellungen" diese entsprechend erfassen. Möchten Sie aber eine Unterscheidung bei den Paketen, können Sie unter "Einstellungen" und unter "Pakete" für jedes Paket diese Anzahl an freien Lesitungen getrennt einstellen. Nutzen Sie beide Optionen, wird immer die Einstellungen pro Paket bevorzugt.
Das Konzept für den modularen Verkauf basiert auf einer wöchentlichen Beitragsstruktur. Kunden bezahlen nicht mehr einmal pro Monat ihren Beitrag, sondern einmal pro Woche. Im Verkauf und gerade bei der Umstellung von Monatsverträgen auf Wochenabos kann der Kunde durchaus die Frage stellen, wie hoch der Monatsbeitrag für die ausgewählten Leistungen ist. Da nicht jeder Monat 28 Tage hat, also 4 mal 7 Tage, ist die korrekte Berechnungsformel 4,3 mal 7. Das entspricht dem korrekten Monatsbeitrag. Möchten Sie aber die Berechnung auf exakt 4 Wochen einstellen, können Sie dies natürlich ebenfalls tun.
Es können 19 Leistungspakete im Sales angelegt und genutzt werden.
Sie können einfach durch einen Rechtsklick auf ein Bild dieses ändern. Es ist jedoch notwendig, dass Sie als Administrator am System angemeldet sind. Nur mit den Administratorrechten können Bilder geändert werden.

FAQ - Trainerboard

Die Zahlen hinter der Farbskala bedeuten: Zeit bis zur Vertragsverlängerung | Zutritte gesamt | Durchschnittliche Zutrittshäufigkeit pro Monat.
Generell läuft das Trainerboard auf jedem Tablet mit einem Windows Betriebssystem. Mittels einer Virtualisierungsoftware zum Beispiel "Parallels", kann das Trainerboard auch unter einem anderen Betriebssystem eingesetzt werden, so zum Beispiel auch auf dem IPad.

FAQ - Sonstiges

Als erstes müssen Sie Ruhe bewahren. Die Software muss einmal im Jahr neu registriert werden. Dieser Prozess ist mit einem laufenden Supportvertrag unkompliziert und schnell erledigt. Für die Registrierung stehen Ihnen 3 Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Die telefonische Registrierung
Im Registrierungsfenster sehen Sie oben eine grüne Zahl. Hierbei handelt es sich um Ihre "ID-Nummer" für die Registrierung. Rufen Sie jetzt die Hotline unter +49 28538 999 000 an und geben Sie die ID dem Supportmitarbeiter für die Registrierung durch. Der Mitarbeiter wird Ihnen telefonisch einen "Schlüssel" übermitteln, den Sie einfach in das entsprechende Feld eintragen und anschließend auf "Schlüssel jetzt prüfen und freigeben" klicken. Schließt sich das Fenster, ist die Registrierung abgeschlossen.

2. Die Registrierung per E-Mail
Schicken Sie uns einfach die "ID" per Mail an support@aidoo-software.de Wir senden Ihnen den entsprechenden Schlüssel zu und Sie können diesen aktivieren.

3. Die Onlineregistrierung
In dem Registrierungfenster haben Sie unten auch die Möglichkeit, die Software online zu registrieren. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen Internetanschluß und eine gültige Support-ID eingetragen haben. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Funktion und die Software wird registriert.
Nein! Damit die Software immer auf dem neusten Stand ist, müssen Sie diese über die Updatefunktion aktualisieren. Auf dem Datenserver befindet sich das "Aidoo Liveupdate". Starten Sie diese Anwendung, melden Sie sich als Administrator oder mit den entsprechenden Rechten an und klicken Sie auf "Update ausführen". Sofern Sie über eine gültige ID verfügen, wird das Update jetzt durchgeführt.
Weitere Informationen finden Sie hier:
SMS-Versand innerhalb Deutschlands:
Mit Absenderkennung (Premium-SMS): 8,89 Cent

SMS-Versand für Österreich, Schweiz, Belgien und Luxemburg:
Mit Absenderkennung (Premium-SMS): 10,66 Cent
Versand weltweit:
Kosten pro Nachricht: 2 Cent
Wie funktioniert die eGym-Schnittstelle?
Die Übertragung der Daten ist schnell erklärt. Kunden, die in der Aidoo Manage erfasst werden oder bereits hinterlegt sind, können an die eGym Trainingsteuerung übertragen werden. Die Daten werden immer nur von Aidoo an eGym übergeben. Ein Datenaustausch von eGym an Aidoo erfolgt NICHT! Um die Entstehung von Dubletten (doppelt erfassten Kundendaten) zu verhindern, ist es wichtig, dass Kunden immer erst in der Aidoo Software erfasst werden.

Wie aktiviere ich die eGym-Schnittstelle?
Zunächst einmal muss die Schnittstelle von uns eingerichtet werden. Für die Einrichtung benötigen Sie die sogenannte GYM-ID und einen Access-Token. Diese erhalten Sie direkt von der Firma eGym. Sofern Ihnen diese beiden Informationen vorliegen, rufen Sie uns unter +49 28538 999 000 an und vereinbaren einen Termin für die Einrichtung oder senden Sie eine Mail an support@aidoo-software.de.

Welche Daten werden übertragen?
Übertragen werden folgende Kundeninformationen:
Name und Vorname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Alter
Geschlecht
Vetragsende-Datum
Kundenfoto
Transponder-ID
Checkin- und Checkout-Zeit

Erfolgt ein Datenabgleich mit bereits vorhandenen Daten?
Ja! Mit der Aktivierung werden die Daten zwischen beiden Systemen einmal abgeglichen. Identische Daten werden nicht übertragen und keine Dubletten angelegt. Der Abgleich wird von uns vorgenommen.

Wie übertrage ich einen Kunden an eGym?
Nach erfolgreicher Einrichtung werden Kunden wie folgt an eGym übertragen und aktiviert:
1. Beim Einfügen oder Erfassen eines Neukunden
Sofern Sie einen neuen Kunden anlegen, können Sie hier bereits die Option für die Übertragung an das eGym-System aktivieren. Klicken Sie im Modul "Mitglied" oben auf "Neu" und geben Sie den Namen und die Kontaktdaten des Kunden ein.

Wichtig: Erfassen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden! Damit die Daten an das eGym-System übertragen und ein Konto für den Kunden eingerichtet werden kann, ist eine E-Mail-Adresse zwingend notwendig!

Klicken Sie im Fenster unten auf "Weiter". Geben Sie nun ggf. die Bankverbindung ein. Unter "Kundendetails" finden Sie die Option "EGYM". Um den Kunden für das eGym-System zu aktivieren, setzen Sie hier den Haken. Klicken Sie abschließend auf "Kunden anlegen". Die Daten werden einige Sekunden später an eGym übertragen und der Kunde bekommt eine entsprechende E-Mail, dass sein eGym-Account angelegt wurde.

2. Aktivieren Sie einen Bestandkunden für das eGym-System
Rufen Sie den Kunden in der Aidoo Manage auf. Klicken Sie auf "erweiterte Daten" und wechseln Sie in den Punkt "Betreuung". Setzen Sie hier einfach den Haken im Feld "EGYM". Die Daten werden einige Sekunden später an eGym übertragen und der Kunde bekommt eine entsprechende E-Mail, dass sein eGym-Account angelegt wurde.

3. Übertragung über den Betreuungsmodus
Dieser kann an verschiedenen Stellen der Software aufgerufen werden. Den Betreuungsmodus erreichen Sie in der Manage zum Beispiel durch einen Klick auf das orange "i" auf der Kundenmaske. Klicken Sie anschließend auf Historie und aktivieren Sie die Option für die eGym-Datenübergabe.
Wie funktioniert die milon-care-Schnittstelle?
Die Übertragung der Daten ist schnell erklärt. Kunden, die in der Aidoo Manage erfasst werden oder bereits hinterlegt sind, können an die milon care Trainingsteuerung übertragen werden. Die Daten werden immer nur von Aidoo an milon care übergeben. Ein Datenaustausch von milon care an Aidoo erfolgt NICHT! Um die Entstehung von Dubletten (doppelt erfassten Kundendaten) zu verhindern, ist es wichtig, dass Kunden immer erst in der Aidoo Software erfasst werden.

Wie aktiviere ich die milon-care-Schnittstelle?
Zunächst einmal muss die Schnittstelle von uns eingerichtet werden. Sofern Sie die Schnittstelle zum milon care Trainingssystem nutzen möchten, rufen Sie uns unter +49 28538 999 000 an und vereinbaren einen Termin für die Einrichtung oder senden Sie eine Mail an support@aidoo-software.de.

Welche Daten werden übertragen?
Übertragen werden folgende Kundeninformationen:
Name und Vorname
Titel
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Geschlecht
Kundenfoto
Kartennummer
Betreuer 1
Bemerkung
Trainingsziel

Erfolgt ein Datenabgleich mit bereits vorhandenen Daten?
Ja! Direkt nach der Aktivierung werden die Daten zwischen beiden Systemen einmal abgeglichen. Identische Daten werden nicht übertragen und keine Dubletten angelegt. Als Grundlage für den Datenabgleich dienen der Name, der Vorname und das Geburtsdatum des Kunden.

Wie übertrage ich einen Kunden an milon?
Nach erfolgreicher Einrichtung werden Kunden wie folgt an milon übertragen und aktiviert:
1. Beim Einfügen oder Erfassen eines Neukunden
Sofern Sie einen neuen Kunden anlegen, können Sie hier bereits die Option für die Übertragung an das milon-care-System aktivieren. Klicken Sie im Modul "Mitglied" oben auf "Neu" und geben Sie den Namen und die Kontaktdaten des Kunden ein.

Klicken Sie im Fenster unten auf "Weiter". Geben Sie nun ggf. die Bankverbindung ein. Unter "Kundendetails" finden Sie die Option "milon". Um den Kunden für das milon-System zu aktivieren, setzen Sie hier den Haken. Klicken Sie abschließend auf "Kunden anlegen". Die Daten werden einige Sekunden später an milon übertragen.

2. Aktivieren Sie einen Bestandkunden für das milon-care-System
Rufen Sie den Kunden in der Aidoo Manage auf. Klicken Sie auf "erweiterte Daten" und wechseln Sie in den Punkt "Betreuung". Setzen Sie hier einfach den Haken im Feld "milon". Die Daten werden einige Sekunden später an milon übertragen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Übertragung über den Betreuungsmodus. Dieser kann an verschiedenen Stellen der Software aufgerufen werden. Den Betreuungsmodus erreichen Sie in der Manage zum Beispiel durch einen Klick auf das orange "i" auf der Kundenmaske. Klicken Sie anschließend auf Historie und aktivieren Sie die Option für die milon-Datenübergabe.
Wie funktioniert die Clubplanner-Schnittstelle?
Im Gegensatz zu den anderen Schnittstellen werden keine Daten von Aidoo übergeben. Leads oder Kunden, die im Clubplanner angelegt werden, werden an die Aidoo Studioverwaltung übertragen. Die Daten werden somit vom Clubplanner an Aidoo übergeben. Ein Datenaustausch von Aidoo an Clubplanner erfolgt NICHT!

Wie aktiviere ich die Schnittstelle zum Clubplanner?
Zunächst einmal muss die Schnittstelle von uns eingerichtet werden. Sofern Sie die Schnittstelle zum Clubplanner Vertriebssystem nutzen möchten, rufen Sie uns unter +49 28538 999 000 an und vereinbaren einen Termin für die Einrichtung oder senden Sie eine Mail an support@aidoo-software.de.

Welche Daten werden übertragen?
Übertragen werden folgende Kundeninformationen:
Name und Vorname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Geschlecht
Anschrift
Telefon
Mitglied seit Datum

Wie werden Leads oder Kunden aus dem Clubplanner übertragen?
Nach erfolgreicher Einrichtung werden alle im Clubplanner erfasst Daten an Aidoo übertragen. Der Vorgang erfolgt komplett automatisch und erfordert keinerlei manuelle Einstellungen.

Wie funktioniert die Schnittstelle?
Die Übertragung der Daten an Kohl-Inkasso erfolgt in Form einer E-Mail. Wählen Sie die zu übergebenen Daten eines Kunden aus und übertragen Sie diese an das Inkasso Unternehmen. Die Funktion zur Übergabe der einzelnen Posten finden Sie im Beitragskalender des jeweiligen Mitgliedes.

Was benötige ich für die Aktivierung der Schnittstelle?
Um die Schnittstelle nutzen zu können, benötigen Sie einen Kundenzugang der Firma Kohl. Nehmen Sie einfach Kontakt mit der Firma Kohl auf:
Kohl GmbH & Co. KG
Herr Alexander Kraut
Tel. +49 6721 4931 28
KrautA@kohlkg.de
Sofern Sie Kunde geworden sind, erhalten Sie eine Mandatsnummer, eine Mandantengruppe und eine FirmenID. Diese Daten benötigen wir für die Aktivierung der Schnittstelle. Sobald Ihnen diese Daten vorliegen, nehmen Sie Kontakt mit unserem Support auf.

Wie übergebe ich Daten an Kohl-Inkasso?
Säumige Beiträge können Sie über den Beitragskalender an das Inkassounternehmen übergeben.
Wie funktioniert die Synchronisation mit Google Kalender?
Die Schnittstelle zum Google Kalender funktioniert aktuell nur in eine Richtung. Termine aus dem Aidoo-Terminplaner werden an den Google-Kalender übertragen. Neben den Terminen können auch die Dienstzeiten übertragen und im Google-Kalender angezeigt werden. Veränderungen an übertragenen Terminen oder neu erfasste Termine im Google Kalender werden nicht in den Aidoo-Terminplaner übernommen!

Was benötige ich, um die Schnittstelle nutzen zu können?
Zum Einrichten der Schnittstelle wird ein Google-Account benötigt. Diesen können Sie hier erstellen. Eine Anleitung finden Sie auch in der Onlinehilfe von Google.

Wie wird die Schnittstelle aktiviert?

1. Starten Sie die Aidoo Manage und wechseln Sie in den Menüpunkt "Mitarbeiter".

2. Geben Sie im Feld "Google-Acc." die gültige Google-Mailadresse ein.

3. Klicken Sie auf "Google Kalender jetzt verbinden".

4. Kopieren Sie den im Browser angezeigten Code in das dafür vorgesehende Eingabefeld (grün).

5. Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Der Google-Kalender ist für die Mitarbeiter jetzt aktiviert. Im letzten Schritt legen Sie die Terminarten fest, die an den Google-Kalender übertragen werden sollen.

Wie lege ich fest, welche Termine übertragen werden?

1. Rufen Sie den Punkt "Termine" aus.
2. Wechseln Sie in den Unterpunkt "Termingruppen".
3. Wählen Sie eine Termingruppe und anschließend die gewünschte Terminart aus.
4. Aktivieren Sie den Schalter "GCal aktiv" im unteren Teil des Bearbeitungsfenster.

Ab sofort werden die aktivierten Termine an den Google-Kalender übertragen.

FAQ - SEPA

Sicherlich haben Sie sich auch schon die Frage gestellt, warum das neue Einzugsverfahren SEPA ins Leben gerufen worden ist. Wir möchten nur einige Vorteile aufzeigen:

1. Verbraucher und Unternehmen können zukünftig ihren gesamten Euro-Zahlungsverkehr über ein Konto bei einem beliebigen Zahlungsdienstleister in ganz Europa abwickeln.

2. Ab November 2009 kann im grenzüberschreitenden europäischen Zahlungsverkehr auch mit der SEPA-Lastschrift gezahlt werden.

3. Die Angabe eines Fälligkeitsdatums bei SEPA-Lastschriften informiert Kunden über den genauen Tag der Kontobelastung und ermöglicht somit eine exakte Disposition und Liquiditätsplanung.

4. Die gesetzlichen Regelungen für SEPA verkürzen schrittweise die Überweisungslaufzeiten. Seit Januar 2012 können Kunden nach einer maximalen Abwicklungszeit von einem Bankgeschäftstag über den Überweisungsbetrag verfügen.

5. Verbraucher und Unternehmen können sich über ein qualitativ verbessertes Leistungsangebot freuen, da Banken auf der Grundlage der SEPA-Regelwerke über die darin definierten Basisleistungen hinaus zusätzliche, kundengerechte Services anbieten können (Additional Optional Services, AOS), beispielsweise die Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten im Kundenauftrag oder eine Vorankündigung bereits eingelieferter Kontobelastungen.

6. Die Überweisungslaufzeiten werden verkürzt; die Abwicklung dauert nur noch einen statt drei Bankgeschäftstage.

7. SEPA erhöht den Wettbewerb unter den Banken, weshalb seitens der Banken ein qualitativ verbessertes Leistungsangebot über die Basisleistungen von SEPA hinaus zu erwarten ist (z. B. durch Zusatzservices).
Bis zum 31.01.2014 werden Lastschriften im alten DTAUS-Format von den Banken angenommen. Ab 01.02.2014 wird ausschließlich das SEPA Format durch Banken angenommen.
Folgende kleine Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die notwendigen Schritte, die Sie bereits heute in Angriff nehmen können:

Schritt 1: Beantragen Sie für Ihr Unternehmen Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank. Dort sind alle Schritte aufgeführt, die für die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr notwendig sind.

Schritt 2: Schaffen Sie die Voraussetzungen zur Lastschrift-Online-Übertragung, z. B. durch einen sicheren Internetzugang im Studio und das Online-Banking mit Ihrer Hausbank.

Schritt 3: Schließen Sie die Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer/n Hausbank/en.

Schritt 4: Aktualisieren Sie eigene Geschäftspapiere und Rechnungen mit IBAN und BIC bei allen angegebenen Bankverbindungen.

Schritt 5: Wenn wir Ihnen das SEPA-Update zur Verfügung stellen, sind alle bisherigen Bankverbindungen Ihrer Mitglieder auf IBAN und BIC umzustellen. Damit sie nicht alles manuell umstellen müssen, haben wir den Aidoo IBAN/BIC-Konverter entwickelt. Für die Installation und Konvertierung der Kundendaten mit dem Konverter berechnen wir 25 EUR zzgl. MwSt. Ab Oktober 2013 steht der IBAN Konverter allen Aidoo-Kunden zur Verfügung.
Nein! Mit dem Aidoo IBAN/BIC Konverter können wir die Daten automatisch erzeugen und bei den Kunden hinterlegen. Sie müssen diese nicht selbst nachtragen. Für die Installation und Konvertierung der Kundendaten berechnen wir einmalig 25 EUR zzgl. MwSt.

Aber der Konverter ist keine Garantie, dass alle Nummern korrekt sind! Eine mögliche Fehlerquelle liegt in der Berechnung der Prüfziffer innerhalb der IBAN. Da nicht alle Banken das gleiche Verfahren zur Ermittlung der Prüfziffer verwenden, können Fehler entstehen. Eine weitere Fehlerquelle liegt in den alten Daten. Wenn dort Fehler in Bankleitzahl oder Kontonummer vorhanden sind, werden falsche IBAN errechnet. Eine wirkliche Garantie kann nur die Bank geben, die das Konto führt.
Die Übergabe der Lastschriftdatei an die Hausbank erfolgt dann nur noch online. USBs und andere Datenträger haben ausgedient und werden nicht mehr angenommen.
Bei der Einreichung der Lastschriftdateien ist zu beachten, dass in Zukunft bestimmte Einreichfristen zur Anwendung kommen:

1. 5 Bankarbeitstage bei erstmaliger Lastschrift DD-5

2. 2 Bankarbeitstage bei wiederkehrender Lastschrift DD-2

3. 1 Bankarbeitstag für innerdeutschen Zahlungsverkehr: COR1
Das SEPA-Inlandslastschriftabkommen sieht ab dem 4.11.2013 die deutschlandweit flächendeckende Umsetzung der Option COR1 des SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebooks des EPC vor. Die Vorlagefrist kann damit auch für Basis-Lastschriften auf einen Tag verkürzt werden. Voraussetzung ist aber, dass sowohl die Bank des Debitors als auch die Bank des Kreditors diese Option unterstützen. DD-1
Die Mitgliedsnummer in der aidooManage ist die Mandatsnummer des Mitglieds.
Beantragen Sie für Ihr Unternehmen Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank
http://glaeubiger-id.bundesbank.de.
Die Gläubigeridentifikationsnummer muss mit der Vorabankündigung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt werden. Dann ist der Verwendungszweck der Lastschrift zu spät. Sie können aber bei wiederkehrenden Lastschriften im Verwendungszweck bereits die Vorabankündigung für die nächste Lastschrift vornehmen, wenn die Daten dann schon bekannt sind.
1. Auf dem Mandat selbst, wobei die Mandatsreferenz bis zur ersten Lastschrift nachgereicht werden kann

2. In der Vorabankündigung

3. In der Lastschrift

4. Im Schreiben zur Überführung von vorhandenen Ermächtigungen in SEPA-Basismandate
Ja! Sie brauchen als Lastschrifteinreicher für bestehende Einzugsermächtigungen keine SEPA-Lastschriftmandate einholen. Es besteht nur die Pflicht, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigung schriftlich zu benachrichtigen.
Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung und ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer Forderung mittels Lastschrift. Das Lastschriftmandat bildet die Vertragsgrundlage zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen. Der Zahlungspflichtige erteilt mit seiner Unterschrift auf dem Mandat dem Zahlungsempfänger eine Ermächtigung zum Einzug der Forderung. Das Mandat wird im Original beim Zahlungsempfänger aufbewahrt und muss der Bank nicht vorgelegt werden.
Ein Beispiel finden Sie auf den folgenden Seiten.
Für neue Einzugsermächtigungen empfehlen wir, direkt ein sogenanntes "Kombi-Mandat" von Ihrem Geschäftspartner unterschreiben zu lassen. Im Kombi-Mandat können Sie in einem Formular eine Einzugsermächtigung und ein SEPA-Lastschriftmandat einholen.
Das Mandat kann auch in andere Schriftstücke integriert werden. Das kann z. B. ein Vertrag oder ein Bestellschein sein. Die AGB sind nicht möglich, da diese allgemein gelten und nicht für einen bestimmten Käufer. Für das Mandat muss immer eine eigene Unterschrift geleistet werden, auch wenn das eigentliche Schriftstück bereits eine Unterschrift enthält.
Bei SEPA-Lastschriften ist ein festes Fälligkeitsdatum ("Due Date" = D) vorgeschrieben. An diesem Tag finden alle Buchungen statt, sowohl beim Einreicher der Lastschrift als auch beim Zahlungspflichtigen. Mit dem vorgegebenen Fälligkeitsdatum wird dem Zahlungspflichtigen eine bessere Disposition seines Kontos ermöglicht, und Sie erhalten am Fälligkeitstag die Kontogutschrift. Bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften muss eine Einreichungsfrist eingehalten werden. Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen zum ersten Mal oder nur einmalig eine Lastschrift abbuchen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 5 Tage vor Fälligkeit (D-5). Wenn Sie bei einem Zahlungspflichtigen weitere Lastschriften bzw. Folgelastschriften einziehen, dann beträgt die Vorlauffrist mindestens 2 Tage vor Fälligkeit (D-2).
Sie müssen als Einreicher einer Lastschrift den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren. Die Frist hierfür beträgt 14 Tage vor Fälligkeitsdatum. Sie können allerdings in den Zahlungsbedingungen oder ihren AGB einen kürzeren Zeitraum bis minimal 2 Tage vorher vereinbaren. Bei wiederkehrenden Zahlungen mit gleichen Beträgen genügt es, dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug die einzelnen Fälligkeitstermine in der Mitgliedervereinbarung mitzuteilen.
Der Kommunikationsweg für die Vorabinformation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, E-Mail oder auch Fax. Folgende Angaben müssen in der Vorabinformation enthalten sein:

1. Der Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrifteinzugs

2. Die Gläubiger-Identifikationsnummer

3. Die Mandatsreferenz

Der Standardtext für eine Pre-Notification lautet:
Die Forderung von 69,99 EUR ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat 4321 zu der GläubigerIdentifikationsnummer DE321 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster-VR-Bank BIC XXX zum Fälligkeitstag 15.08.2013 ein. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen.“

Beispiel für eine einmalige Pre-Notification bei wiederkehrender Lastschrift:
Die Miete von 500 EUR ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift zum Mandat 4322 zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE123 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster-VR-Bank BIC XXX zum jeweils 1. des Monats, beginnend mit dem 1.10.2013 ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag.“

Hier ein Beispiel in Kurzform:
"Am 11.11.2011 ziehen wir DE02ZZZ01234567890 zum Mandat 201100123 123,45EUR ein."
Erst einmal keine, aber im Zweifel kann sich der Gläubiger darauf berufen, dass er nicht informiert wurde und ggf. die Zahlung anfechten.
Auf Grund der vorher übermittelten Vorabankündigung und der einzuhaltenden Einreichungsfristen kann die Buchung nicht mehr vorgenommen werden. Dann ist ein neuer Fälligkeitstag zu definieren und der Zahler muss über den neuen Termin per Vorabankündigung informiert und die Lastschrift erneut zur Buchung eingereicht werden.
Sie müssen alle Zahlungspflichtigen über die Migration der Ermächtigung in ein SEPA-Basismandat informieren. Das muss kein Brief sein. Sie können die notwendigen Daten auch im Verwendungszweck des letzten Bankeinzuges weitergeben. Wichtig ist, dass Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenz mitgeteilt werden.
Nicht alle Banken benutzen für den Dateitransfer das empfohlene XML-Format. Das muss geklärt sein. Außerdem muss eine Inkassovereinbarung mit der Bank geschlossen werden. Es empfiehlt sich, Tests und Umstellung mit der Bank abzusprechen, damit diese zusätzliche Kontrollen einführen kann, um Fehler rechtzeitig zu entdecken.