Textverarbeitung

Vorbereitungen

In dem folgenden Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in wenigen Schritten Ihre Druckvorlagen für Begrüßungsschreiben, Kündigungsbestätigungen, Stilllegunden oder Stornobriefen erstellen. Im zweiten Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie diese Druckvorlagen eirichten und nutzen können. Darüber hinaus erklären wir die Einrichtung der Dokumentvorlagen für den automatisierten Ausdruck von Mahnungen und Rechnungen.

Mit dem neuen Vertragswesen können Sie komfortabel Ihre Dokumente in Microsoft Word einrichten. Unter Umständen müssen geringfügige Änderungen an Ihren bereits bestehenden Dokumentenvorlagen vorgenommen werden, da sich die Seriendruckfelder verändert und erweitert haben. Um Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlagen zu unterstützen, stellen wir beispielhafte Vorlagen mit den entsprechenden Seriendruckfeldern auf unserer Homepage zum Download unter http://help.aidoo-software.de/download.html bereit.

Bevor Sie anfangen Ihre Vorlagen anzulegen, überlegen Sie sich, wo Sie Ihre Vorlagen speichern möchten. In der Regel gibt es ein Laufwerk, auf das Sie von allen Arbeitsstationen aus zugreifen können. Speichern Sie Ihre Vorlagen dort, können Sie auch von anderen Arbeitsstationen aus auf die Vorlagen zugreifen und diese nutzen bzw. bearbeiten. Möchten Sie die Dateien lokal speichern, d.h. nur zugängig an einem bestimmten Rechner für einen begrenzten Personenbereich, so bietet Ihnen das Aidoo-Verzeichnis eine Möglichkeit die Vorlagen sicher zu hinterlegen.

C:\…\aidoo\usr\Formulare oder
C:\...\IDU\usr\Formulare

Abhängig von der Art des Dokumentes müssen die Vorlagen aus unterschiedlichen Kontexten heraus geöffnet werden, damit Ihnen zur Ersteinrichtung die entsprechenden Seriendruckfelder zur Verfügung stehen. Schauen wir uns einige Beispiele für die Erstellung an.

Blankovorlage erstellen

Schritt 1:
Melden Sie sich in der Aidoo Manage an und wählen Sie ein beliebiges Mitglied aus.
Schritt 2:
Klicken Sie oben in der Kundenmaske auf das Druckersymbol.


Abbildung: Druckfunktion auf der Kundenmaske
Schritt 3:
Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie nun ein beliebiges Worddokument auswählen. Sollten Sie kein Worddokument bzw. eine bereits vorhandene Vorlage zur Verfügung haben, wechseln Sie in das Verzeichnis C:\IDU\Usr und wählen Sie die Blankovorlage aus, die dort bereits hinterlegt ist.
Schritt 4:
Es wird Ihnen Word im Entwurfsmodus angezeigt, dass bedeutet, dass Sie jetzt noch Variablen für den Kundennamen, Vornamen und die Anschrift einsetzen können.
Schritt 5:
Platzieren Sie hierfür den Cursor (Eingabestelle) an der Stelle, wo die Variable, z. B. für „Name“, eingesetzt werden soll und klicken sie dann auf „Seriendruckfeld einfügen“.


Abbildung: Entwurfansicht in Microsoft Word
Schritt 6:
In dem sich öffnenden Dialog werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Druckvariablen angezeigt. Klicken Sie einfach doppelt auf die Variable, die Sie im Anschreiben nutzen wollen. Für das Blankoschreiben genügt die Kundenanschrift, das Tagesdatum und die Anrede. In der folgenden kleinen Übersicht haben wir diese kurz erläutert. Eine vollständige Übersicht aller Variabeln finden Sie im Abschnitt Druckvariablen.

Druckvariablen

Variable Erläuterung
KundeName
KundeVorname
Schritt 7:
Wenn Sie Ihre Vorlage erstellt haben, speichern Sie diese in dem dafür vorgesehenen Verzeichnis ab. Schließen Sie das Dokument. Ihre Vorlage ist nun fertig.